Jeśli zatrudniasz pracowników, jesteś zobowiązany do stworzenia i regularnego uzupełniania dokumentu zwanego ewidencją czasu pracy. Nie może być on  zastąpiony listą obecności, która jest wprawdzie wygodnym sposobem na utrzymanie porządku i zapanowanie nad kwestiami organizacyjnymi, lecz polskie prawo nie traktuje jej jako zamiennika ewidencji czasu pracy. Czy wiesz, jak powinno się prowadzić ewidencją czasu pracy?
     Ten obowiązkowy dokument dotyczy każdego pracownika z osobna, dlatego też należy prowadzić tyle ewidencji czasu pracy, ile osób zatrudnia dana firma. W każdym egzemplarzu powinny znaleźć się informacje o: urlopach, dyżurach, oraz wszelkiego rodzaju zwolnieniach od pracy. Niezależnie od tego, czy nieobecność pracownika została usprawiedliwiona, czy też mamy do czynienia z samowolnym opuszczeniem stanowiska pracy wzmianka na ten temat musi się znaleźć w odpowiednim dokumencie. Do najczęstszych informacji pojawiających się w ewidencji czasu pracy należą dane dotyczące wykonywania pracy w godzinach nocnych, nadliczbowych i dniach wolnych.  Oczywiście dokument ten musi zawierać także informacje dotyczące pracy wykonywanej w poszczególnych dobach – również w przypadku sobót i niedziel. Jeśli zatrudniasz w swojej firmie pracowników młodocianych, pamiętaj, że prowadzona dla nich ewidencja czasu pracy różni się nieco od standardowej. Różnica polega na konieczności zawarcia dodatkowej informacji, dotyczącej czasu pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.
     Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie zawsze jest jednak konieczne, ponieważ polskie prawo wyszczególnia kilka wyjątków, w których pracodawcy zwolnieni są z tego obowiązku. Dzieje się tak wtedy, gdy pracownicy wykonują swoją pracę w systemie zadaniowym oraz otrzymują ryczałt za pracę w godzinach nocnych lub nadliczbowych. Wyjątek dotyczy także osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy. W pozostałych przypadkach prowadzenie ewidencji czasu pracy jest wymaganą przez prawo koniecznością.
     Zupełnie inaczej przedstawia się kwestia uzupełniania listy pracowników, która jest potwierdzeniem obecności danej osoby w miejscu pracy. Do pracodawcy należy wybór sposobu, w który podwładni będą zaznaczać fakt przybycia do pracy. Zazwyczaj lista pracowników przybiera formę kartki papieru, na której pracownicy wpisują odpowiednią datę i składają swój podpis. Na specjalne życzenie pracodawcy w dokumencie tym mogą pojawić się także informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak również nadgodzinach i przyczynach ewentualnej nieobecności.
     Niekiedy lista pracowników przybiera nietypowe formy. Pracodawca może sobie bowiem zażyć potwierdzenia obecności podwładnych poprzez przyłożenie legitymacji służbowej do okienka czytnika, przesłanie smsa lub zalogowanie się w wewnętrznym systemie elektronicznym. Wybór sposobu odnotowywania obecności musi być zawarty w regulaminie pracy zawsze wtedy, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników. W pozostałych przypadkach pracodawca powinien pisemnie poinformować każdego podwładnego o tym, w jaki sposób kadra może potwierdzać swoją obecność w miejscu pracy. Pracodawca ma na to 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

     Coraz większa grupa polskich pracodawców zyskuje przekonanie, że kapitał ludzki jest motorem napędowym firmy. To właśnie zaangażowanie i wiedza pracowników sprawiają, ze przedsiębiorstwo może się rozwijać i zwiększać zakres oferowanych usług. Kadra nazywana jest sercem firmy, lecz nie wystarczy zatrudnić pracowników, by zwiększyć zyski – trzeba jeszcze umieć nimi zarządzać. Szczególnie istotne jest wzbudzenie motywacji w podwładnych, ponieważ pozwala ona znacznie zwiększyć efektywność pracy zatrudnianych osób.
     Motywować pracowników można na różne sposoby, jednak aby Twoje działania przyniosły określony rezultat, zastanów się najpierw, co najbardziej zachęci ludzi do wydajnej pracy. Według badań przeprowadzonych przez amerykańskich analityków najbardziej motywującym czynnikiem jest samorealizacja. Jeśli pracownik czuje, że może się rozwijać, rzadziej popada w rutynę i jest zdecydowanie bardziej zaangażowany w wykonywanie zleconych mu zadań. Motywację podnosi również świadomość bycia częścią zespołu oraz możliwość samodzielnego rozwiązywania problemów. Pracownicy lubią być doceniani i mieć świadomość, że mają udział w budowaniu pozycji firmy, nie można więc całkowicie pozbawiać ich prawa głosu. Wprawdzie nie na każdym stanowisku możliwe jest podejmowanie kluczowych decyzji, lecz mimo to warto czasem zapytać pracowników niższego szczebla o zdanie.
     Jeśli chodzi o czynniki motywujące pracowników najniższego szczebla, to należą do nich przede wszystkim poczucie bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz atrakcyjne wynagrodzenie. Poczucie bezpieczeństwa wiąże się nie tylko ze stabilnością zatrudnienia, gwarantowaną przez umowę o pracę na czas nieokreślony oraz  dobrą pozycją firmy na rynku. Chodzi tu bowiem przede wszystkim o dobrą atmosferę w miejscu pracy, którą można uzyskać poprzez odpowiednie zarządzenie zespołem. Przyjazne kontakty z przełożonym oraz resztą pracowników mogą działać motywująco na pracowników, dlatego warto o nie zadbać i nie narażać podwładnych na niepotrzebne stresy w miejscu pracy.
     Zachętą dla pracownika może być oczywiście atrakcyjne wynagrodzenie. Jeśli jednak nie dysponujesz wystarczającymi środkami na podwyższenie pensji pracowników, nie znaczy to, że Twoja oferta przestanie być atrakcyjna. W tej sytuacji możesz wprowadzić wynagrodzenie prowizyjne, które bazuje na efektach pracy lub ustalić długoterminowy plan przyznawania premii. Pamiętaj jednak o tym, że jeśli chcesz skutecznie zmotywować pracowników, to obdarowuj ich często niewielkimi nawet premiami. Małe bonusy finansowe bardziej zachęcą Twój zespół do pracy, niż wyższe, lecz o wiele rzadziej przyznawane premie.
     Do czynników motywujących należą także pozafinansowe systemy wynagradzania, do których zalicza się szkolenia na koszt pracodawcy, wyjazdy firmowe oraz samochody, laptopy i telefony służbowe. Pracownicy bardzo chwalą sobie także możliwość korzystania z usług prywatnej służby zdrowia oraz karnety do kina lub na basen.
     Jak widać, jest bardzo wiele sposób na zmotywowanie zespołu do efektywnej pracy. Zanim jednak wybierzesz odpowiednie ku temu narzędzia, zastanów się, jakie są oczekiwania Twoich pracowników i które potrzeby będzie Ci najłatwiej zaspokoić.