Zarabiaj.pl Blog: Praca

Monitorowanie pracowników jest coraz częściej stosowane przez pracodawców w celu zwiększenia wydajności pracy oraz ochrony dóbr firmy. Umożliwia ono kontrolowanie aktywności podwładnych w Internecie, nadzór nad rozwojem relacji z klientami poprzez sprawdzanie służbowej poczty elektronicznej oraz ustalenie miejsca pobytu pracownika, który wykonuje swoje obowiązki w terenie. Śledzenie bilingów oraz obserwowanie liczby przebytych kilometrów umożliwia również kontrolę wydatków na rachunki telefoniczne oraz paliwo do samochodów służbowych. Ewidencja otwieranych plików oraz kontrola dostępu do wybranych programów komputerowych pozwala natomiast na skuteczną ochronę poufnych treści i tajemnic handlowych.

Monitorowanie pracowników stwarza ogromne możliwości dla pracodawcy, lecz jego niewłaściwe stosowanie może się także przyczynić do powstania strat. Dobrze, jeśli kamery służą zachowaniu bezpieczeństwa pracowników w miejscu pracy, kwestia ta przestaje być jednak jednoznaczna, jeśli montaż urządzeń ma na celu wyłącznie sprawdzanie uczciwości podwładnych. I nie chodzi tu nawet wyłącznie o ryzyko kradzieży mienia firmowego, lecz o podejrzenie, że pracownik załatwia prywatne sprawy w czasie pracy. Warto zachować zdrowy rozsądek, gdyż nieuzasadnione oraz zbyt nachalne monitorowanie pracowników może zakończyć się sprawą w sądzie. Zobacz, co zrobić, by się tego ustrzec.

1. Kamery w miejscu pracy

Montowanie kamer w przedsiębiorstwach jest najbardziej popularnym zastosowaniem idei monitoringu pracowników. Urządzenia te pojawiają się zarówno w instytucjach o podwyższonym ryzyku kradzieży, tj. banki, jak również w biurach. Niezależnie od miejsca oraz powodu umieszczenia kamer w firmie zawsze należy uprzedzić pracowników o ich istnieniu. Najlepiej uzyskać też ich zgodę na piśmie. Niedopuszczalne jest ukrywanie kamer w celu sprawdzenia, czy pracownik prawidłowo wykonuje swoje obowiązki lub nie kradnie, szczególnie, jeśli nie ma ku temu żadnych przesłanek. Nie można też umieszczać kamer w toaletach, gdyż mogłoby wtedy dojść do naruszenia prywatności pracowników. Pracodawca, które decyduje się na wykorzystanie tego rodzaju monitoringu w firmie musi zadbać o to, by taśmy z nagraniami nie trafiły w niepowołane ręce, byłoby to bowiem sprzeczne z ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Monitoring czasu spędzanego w Internecie

Współcześni pracodawcy mogą skutecznie sprawdzać, w jaki sposób ich podwładni korzystają z dobrodziejstw Internetu. Dzięki wyspecjalizowanym programom możliwe staje się nie tylko sprawdzanie historii odwiedzanych stron, lecz również oglądanie zrzutów z ekranu w czasie rzeczywistym, kontrola treści wystukiwanych na klawiaturze oraz skanowanie wiadomości z poczty elektronicznej. W przypadku monitoringu Internetu najwięcej kontrowersji wywołuje sprawdzanie emaili. Część osób twierdzi, że takie działanie jest naruszaniem poufności korespondencji oraz zbytnim ingerowaniem w sferę prywatną pracownika. Należy tu jednak rozgraniczyć dwa pojęcia - kontrolowanie wiadomości prywatnych oraz tych, które wysyłane są ze służbowej skrzynki. W pierwszym przypadku istotnie dochodzi do nadużycia ze strony pracodawcy, jednak w drugim już nie, ponieważ szef firmy ma prawo do zapoznania się z korespondencją służbową, prowadzoną przez pracownika. Inna sprawa, jeśli podwładny przesyła prywatne wiadomości ze służbowej skrzynki pocztowej - wtedy pracodawca nie powinien zapoznawać się z treścią emaili. Jeśli jednak liczba takich wiadomości będzie znacząca, może on wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika, który załatwia swoje prywatne sprawy w czasie pracy.

Pracodawca, który zaczyna monitorować aktywność podwładnych w Internecie, powinien ich uprzedzić o systemie kontroli. Najlepiej by też było, gdyby uzyskał zgodę pracowników na jego wprowadzenie  oraz każdorazowo zawiadamiał o istnieniu monitoringu każdą nowo zatrudnioną osobę. Niezwykle istotne jest również pamiętanie o tym, że danych, uzyskanych dzięki systemowi monitorowania pracowników w Internecie nie wolno upubliczniać. Jeśli wiadomości o odwiedzaniu kontrowersyjnych stron lub problemach osobistych pracownika opisanych w mailu staną się jawne dla innych osób zatrudnionych w firmie, to pracodawca będzie musiał się liczyć z koniecznością wypłacenia wysokiego odszkodowania pokrzywdzonemu pracownikowi.

Już niebawem omówimy kolejne metody prowadzenia monitoringu w miejscu pracy. Poruszymy też problem przeszukiwania pracowników na terenie firmy oraz badania ich trzeźwości.

Zanim to jednak nastąpi podzielcie się z nami Waszymi doświadczeniami z monitoringiem. Czy w Twojej firmie istnieje system monitoringu? W jaki sposób kontrolujesz swoich pracowników? Na odpowiedzi czekamy w komentarzach.

     Monitoring działań pracowników w czasie pracy od dawna wzbudza duże kontrowersje. Zdania na ten temat są podzielone: jedni wychodzą z założenia, że pracodawca powinien mieć prawo do informacji w jakich celach wykorzystywany jest użyczany przez niego sprzęt, innych natomiast oburza wizja braku poszanowania prywatności pracowników w firmie. Sprawa jest skomplikowana i trudno jednoznacznie stwierdzić, czyje żądania są słuszne. Niestety, polskie prawo również nie daje jasnej odpowiedzi na to pytanie.
     Monitoring pracowników może przybierać bardzo zróżnicowane formy – od elektronicznego rejestrowania czasu pracy, przez ustawienie kamer w pomieszczeniach służbowych, aż po sprawdzanie prywatnej korespondencji. Niektórzy pracodawcy montują także GPSy w samochodach i telefonach służbowych oraz nagrywają rozmowy telefoniczne pracowników.
     Coraz bardziej popularne jest także instalowanie specjalistycznego oprogramowania szpiegowskiego, za pomocą którego możliwe staje się nadzorowanie aktywności pracownika w Internecie. Wystarczy zakupić odpowiedni program, by móc obserwować historię stron odwiedzanych przez podwładnego, zapis sekwencji wystukiwanych na klawiaturze oraz rodzaje używanych aplikacji. Pracodawca ma także możliwość wyświetlenia na swoim komputerze zrzutu ekranu przy którym siedzi pracownik. Tego typu monitoring jest całkowicie niewidoczny dla pracownika, chyba, że jego szef zechce się ujawnić poprzez chat lub zdalnie zamknąć niepotrzebne do wykonywania obowiązków służbowych programy.
    Śledzić można dosłownie każdy krok podwładnego, istnieją bowiem urządzenia zdolne do monitorowania wszystkich pomieszczeń firmowych w celu wykrycia obecności konkretnych osób. Tak skrajne metody nie są jednak zbyt często spotykane na gruncie polskim.
    Pracodawcy, którzy zastanawiają się nad rozpoczęciem monitorowania podwładnych mają wiele wątpliwości dotyczących legalności podobnych praktyk. Polskie prawo nie rozstrzyga jednoznacznie czy śledzenie pracowników jest dozwolone, a jeśli tak, to w jakim zakresie. Wprawdzie z Konstytucji RP oraz prawa pracy wynika prawo każdego człowieka do poszanowania godności oraz konieczność zachowywania tajemnicy korespondencyjnej, jednak jest to na tyle ogólnikowy zapis, że trudno w klarowny sposób odnieść go do wszystkich metod inwigilacji pracowników.
    Ważną przesłanką w tej sprawie jest stanowisko Europejskiego Trybunału Praw Człowieka, który potępia próby podsłuchiwania prywatnych rozmów telefonicznych oraz monitorowania osobistych wiadomości przesyłanych drogą mailową. Podjęcie podobnych działań jest możliwe tylko po wyraźnym wyrażeniu zgody ze strony pracownika, przyzwolenie to nie może jednak zostać wymuszone groźbą czy sugestią utraty pracy lub poniesienia innych konsekwencji w razie odmowy. Z racji tego, że Polska ratyfikowała Europejską Konwencję Praw Człowieka, stanowisko Trybunału może znacząco wpływać na rozwiązywanie sporów związanych z monitorowaniem działań pracowników.
    Co ma więc zrobić pracodawca, który chciałby obserwować pracę zatrudnianych przez siebie osób i nie mieć z tego powodu problemów z prawem? Istotne jest poinformowanie pracowników o sposobie, w jaki będą monitorowani, najlepiej jest także uzyskać ich zgodę na podjęcie tego typu działań. Warto zawrzeć podobny zapis w umowie o pracę, lecz idealnym rozwiązaniem jest sporządzenie oddzielnego oświadczenia, które docelowo zostanie podpisane przez wszystkich pracowników. Najważniejsze jest jednak prowadzenie ewentualnych działań monitoringowych z rozwagą i zachowaniem prawa pracowników do prywatności.

     Sumienni i chętnie wykonujący swe obowiązki pracownicy to marzenie niejednego pracodawcy. Niestety, rzadko spotyka się osoby, które wykonują uczciwie swoją pracę również wtedy, gdy w pobliżu nie ma szefa. Nic więc dziwnego, że coraz większa ilość firm stara się stworzyć wrażenie ciągłej kontroli pracowników poprzez instalację monitoringu. Sieć kamer ma zastąpić czujne oko przełożonego i zmobilizować wszystkich do efektywnej pracy. Przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z najnowszych zdobyczy techniki, aby zyskać większą kontrolę nad pracownikami. Oprócz monitoringu standardem staje się montowanie GPSów w samochodach służbowych oraz telefonach komórkowych i nagrywanie rozmów telefonicznych. Czy takie rozwiązania są skuteczne?
     Wszystko zależy od tego, których pracowników chcemy kontrolować. Jeśli właściciel banku instaluje nowoczesne systemy monitorujące po to, by odpowiednio zabezpieczyć sejfy oraz stanowiska kasowe, jego działanie jest jak najbardziej uzasadnione. Podobnie, jak w przypadku kierownika sklepu nocnego, który w trosce o bezpieczeństwo swoich pracowników zakłada monitoring w miejscu pracy. Warto jednak zadać sobie pytanie, czy kamery powinny także monitorować pracę osób obsługujących infolinię lub pracowników administracyjnych?
     Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba zdać sobie sprawę z tego, że nieuzasadnione próby śledzenia pracowników mogą zniechęcić osoby zatrudnione do wykonywania obowiązków służbowych. Zbyt restrykcyjna kontrola pracowników w znacznym stopniu obniża motywację, może się więc okazać, że monitoring zamiast zwiększyć efektywność zespołu doprowadził do pogorszenia wyników pracy.
     Elektroniczne nadzorowanie pracowników dotyczy najczęściej osób zatrudnionych na stanowiskach niższego szczebla, dla których najbardziej motywującymi czynnikami są zazwyczaj wynagrodzenie oraz miła atmosfera w pracy. W przeciwieństwie do przedstawicieli bardziej odpowiedzialnych profesji, tego typu pracownicy rzadko czerpią satysfakcję z wykonywania zleconych im zadań. Tym łatwiej więc zniechęcić ich do pracy poprzez wprowadzenie nadmiernej kontroli.  Sfrustrowani pracownicy liniowi nie będą dobrze wykonywać swoich obowiązków, nawet jeśli zamontujemy kamery nad ich biurkami. Może więc lepiej zastanowić się nad motywowaniem podwładnych za pomocą bonusów finansowych lub pozafinansowych zamiast straszenia ich czujnym okiem kamery?
     Problem nadmiernej kontroli pracowników nie przejawia się jedynie w instalacji monitoringu, nadzorowanie podwładnych odbywa się również za sprawą popularnych GPSów. Montuje się je zazwyczaj w służbowych samochodach i choć oficjalnie mówi się o tym, iż urządzenia te mają służyć zachowaniu bezpieczeństwa pracowników, wszyscy zatrudnieni wiedzą, że ich przeznaczeniem jest przede wszystkim kontrola zużycia paliwa. Jeszcze bardziej jednoznaczne w swym zamierzeniu jest nagrywanie rozmów prowadzonych ze służbowych telefonów. Pracodawcy tłumaczą podwładnym, że proceder ten ma na celu zwiększenie jakości usług, jednak pracownicy i tak są przekonani, że kontrola rozmów jest sposobem na zmierzenie efektywności ich pracy.
     Wszystko wskazuje na to, że zbyt rygorystyczny nadzór nad podwładnymi nie jest skuteczny, co więcej, może on doprowadzić do spadku motywacji u osób zatrudnionych. Niektóre urządzenia mogą być wprawdzie przydatne przy zabezpieczaniu stanowisk związanych z obrotem pieniędzmi, lecz pamiętajmy, że ich zadaniem powinna być ochrona miejsc i przedmiotów, a nie kontrola pracowników.