Zarabiaj.pl Blog: Praca

Monitorowanie pracowników jest coraz częściej stosowane przez pracodawców w celu zwiększenia wydajności pracy oraz ochrony dóbr firmy. Umożliwia ono kontrolowanie aktywności podwładnych w Internecie, nadzór nad rozwojem relacji z klientami poprzez sprawdzanie służbowej poczty elektronicznej oraz ustalenie miejsca pobytu pracownika, który wykonuje swoje obowiązki w terenie. Śledzenie bilingów oraz obserwowanie liczby przebytych kilometrów umożliwia również kontrolę wydatków na rachunki telefoniczne oraz paliwo do samochodów służbowych. Ewidencja otwieranych plików oraz kontrola dostępu do wybranych programów komputerowych pozwala natomiast na skuteczną ochronę poufnych treści i tajemnic handlowych.

Monitorowanie pracowników stwarza ogromne możliwości dla pracodawcy, lecz jego niewłaściwe stosowanie może się także przyczynić do powstania strat. Dobrze, jeśli kamery służą zachowaniu bezpieczeństwa pracowników w miejscu pracy, kwestia ta przestaje być jednak jednoznaczna, jeśli montaż urządzeń ma na celu wyłącznie sprawdzanie uczciwości podwładnych. I nie chodzi tu nawet wyłącznie o ryzyko kradzieży mienia firmowego, lecz o podejrzenie, że pracownik załatwia prywatne sprawy w czasie pracy. Warto zachować zdrowy rozsądek, gdyż nieuzasadnione oraz zbyt nachalne monitorowanie pracowników może zakończyć się sprawą w sądzie. Zobacz, co zrobić, by się tego ustrzec.

1. Kamery w miejscu pracy

Montowanie kamer w przedsiębiorstwach jest najbardziej popularnym zastosowaniem idei monitoringu pracowników. Urządzenia te pojawiają się zarówno w instytucjach o podwyższonym ryzyku kradzieży, tj. banki, jak również w biurach. Niezależnie od miejsca oraz powodu umieszczenia kamer w firmie zawsze należy uprzedzić pracowników o ich istnieniu. Najlepiej uzyskać też ich zgodę na piśmie. Niedopuszczalne jest ukrywanie kamer w celu sprawdzenia, czy pracownik prawidłowo wykonuje swoje obowiązki lub nie kradnie, szczególnie, jeśli nie ma ku temu żadnych przesłanek. Nie można też umieszczać kamer w toaletach, gdyż mogłoby wtedy dojść do naruszenia prywatności pracowników. Pracodawca, które decyduje się na wykorzystanie tego rodzaju monitoringu w firmie musi zadbać o to, by taśmy z nagraniami nie trafiły w niepowołane ręce, byłoby to bowiem sprzeczne z ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Monitoring czasu spędzanego w Internecie

Współcześni pracodawcy mogą skutecznie sprawdzać, w jaki sposób ich podwładni korzystają z dobrodziejstw Internetu. Dzięki wyspecjalizowanym programom możliwe staje się nie tylko sprawdzanie historii odwiedzanych stron, lecz również oglądanie zrzutów z ekranu w czasie rzeczywistym, kontrola treści wystukiwanych na klawiaturze oraz skanowanie wiadomości z poczty elektronicznej. W przypadku monitoringu Internetu najwięcej kontrowersji wywołuje sprawdzanie emaili. Część osób twierdzi, że takie działanie jest naruszaniem poufności korespondencji oraz zbytnim ingerowaniem w sferę prywatną pracownika. Należy tu jednak rozgraniczyć dwa pojęcia - kontrolowanie wiadomości prywatnych oraz tych, które wysyłane są ze służbowej skrzynki. W pierwszym przypadku istotnie dochodzi do nadużycia ze strony pracodawcy, jednak w drugim już nie, ponieważ szef firmy ma prawo do zapoznania się z korespondencją służbową, prowadzoną przez pracownika. Inna sprawa, jeśli podwładny przesyła prywatne wiadomości ze służbowej skrzynki pocztowej - wtedy pracodawca nie powinien zapoznawać się z treścią emaili. Jeśli jednak liczba takich wiadomości będzie znacząca, może on wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika, który załatwia swoje prywatne sprawy w czasie pracy.

Pracodawca, który zaczyna monitorować aktywność podwładnych w Internecie, powinien ich uprzedzić o systemie kontroli. Najlepiej by też było, gdyby uzyskał zgodę pracowników na jego wprowadzenie  oraz każdorazowo zawiadamiał o istnieniu monitoringu każdą nowo zatrudnioną osobę. Niezwykle istotne jest również pamiętanie o tym, że danych, uzyskanych dzięki systemowi monitorowania pracowników w Internecie nie wolno upubliczniać. Jeśli wiadomości o odwiedzaniu kontrowersyjnych stron lub problemach osobistych pracownika opisanych w mailu staną się jawne dla innych osób zatrudnionych w firmie, to pracodawca będzie musiał się liczyć z koniecznością wypłacenia wysokiego odszkodowania pokrzywdzonemu pracownikowi.

Już niebawem omówimy kolejne metody prowadzenia monitoringu w miejscu pracy. Poruszymy też problem przeszukiwania pracowników na terenie firmy oraz badania ich trzeźwości.

Zanim to jednak nastąpi podzielcie się z nami Waszymi doświadczeniami z monitoringiem. Czy w Twojej firmie istnieje system monitoringu? W jaki sposób kontrolujesz swoich pracowników? Na odpowiedzi czekamy w komentarzach.

Wraz z nadejściem lata coraz więcej pracowników marzy o wakacyjnym wyjeździe. Z płatnego urlopu korzystają nie tylko osoby zatrudnione w ramach umowy o pracę, lecz również pracownicy tymczasowi. Nie wykorzystują oni jednak dni wolnych na tych samych zasadach, co pracownicy zatrudnieni na stałe. Na czym polegają różnice? I jaki urlop przysługuje pracownikom tymczasowym? Na te pytania spróbujemy odpowiedzieć w dzisiejszym artykule.

1. Czy staż pracy ma wpływ na długość urlopu pracownika tymczasowego?

Dla osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę staż pracy oraz zdobyte wykształcenie pełnią istotną rolę w obliczaniu długości płatnego urlopu. W przypadku pracowników tymczasowych czynniki te są jednak zupełnie bez znaczenia. Istotną rolę pełni natomiast długość okresu pozostawania w dyspozycji pracodawcy-użytkownika (czyli pracodawcy, który „wynajął” daną osobę od agencji pracy tymczasowej). Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy nie ogranicza się jedynie do dni przepracowanych, lecz dotyczy wszystkich dni kalendarzowych, których dotyczy zawarta umowa.

2. Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi tymczasowemu?

Zasady naliczania urlopu w przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę tymczasową są bardzo proste. Pracownik uzyskuje prawo do dwóch dni urlopu po każdym pełnym miesiącu pozostawania w dyspozycji pracodawcy-użytkownika. Jeśli w ciągu miesiąca pracownik podpisał kilka umów o pracę tymczasową w tej samej agencji, to podlegają one zsumowaniu przy naliczaniu urlopu. Jeżeli natomiast dana osoba pozostawała w dyspozycji pracodawcy-użytkownika na przykład 35 dni, to należą jej się jedynie dwa dni wolnego (za jeden pełny miesiąc). Urlop może być udzielany wyłącznie w dni, które zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy byłyby dniami roboczymi. Po przepracowaniu pół roku w ramach umowy o pracę tymczasową, pracownik uzyskuje prawo do urlopu na żądanie.

3. Co się dzieje z niewykorzystanym urlopem?

Zgodnie z obowiązującym prawem za wszystkie niewykorzystane dni urlopu pracownik tymczasowy musi otrzymać ekwiwalent pieniężny. Sposób jego naliczania sprowadza się do podzielenia sumy uzyskanego w danym okresie wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które owo wynagrodzenie przysługiwało pracownikowi tymczasowemu. Jeżeli dana osoba wykorzystała jedynie część urlopu, to za resztę powinna otrzymać odpowiednio pomniejszony ekwiwalent pieniężny.

Warto dodać, iż powyższe zasady naliczania urlopu nie obowiązują wszystkich pracowników tymczasowych, a jedynie tych, którzy podpisali umowy o pracę tymczasową. Osoby świadczące pracę w ramach umowy zlecenia nie mają prawa do urlopu pomimo tego, że zawarły kontrakty z agencjami pracy tymczasowej.

Praca tymczasowa ma swoje wady i zalety. Choć umożliwia zatrudnionym osobom skorzystanie z urlopu, to jednak nie mogą one liczyć na długi wypoczynek, a jedynie dwa wolne dni w miesiącu. Wyliczanie urlopu na podstawie długości okresu pozostawania w dyspozycji pracodawcy-użytkownika sprawia, że długość urlopu absolwenta szkoły średniej nie będzie się różniła od długości wakacji pracownika z trzydziestoletnim stażem pracy i dyplomem wyższej uczelni. Jak widać na powyższym przykładzie, zrównanie statusu wszystkich pracowników tymczasowych nie zawsze jest korzystne dla osób lepiej wykształconych i z większym doświadczeniem zawodowym.

W poprzednim artykule omówiliśmy kilka najczęściej popełnianych błędów, które podważają wiarygodność oceny okresowej pracownika. Wspominaliśmy o braku obiektywizmu, który przejawia się w faworyzowaniu niektórych pracowników ze względu na pozytywne pierwsze wrażenie i częsty kontakt z oceniającym oraz zaniżanie oceny, spowodowane kierowaniem się uprzedzeniami i stereotypami. Pisaliśmy również o błędzie niewłaściwej interpretacji zachowań oraz cech osobowościowych oraz nieświadomemu uleganiu mechanizmowi projekcji i atrybucji, jak również tendencji centralnej. Długą listę błędów zakończyliśmy wzmianką o kierowaniu się sympatią, bądź antypatią w ocenianiu pracowników oraz zawyżaniu oceny proporcjonalnie do rangi zajmowanego stanowiska.

Dzisiaj uzupełnimy wspomniany spis pozostałymi błędami natury psychologicznej oraz całym szeregiem błędów wynikających z niewłaściwej organizacji badania efektywności. Jeśli zależy Ci na uzyskaniu rzetelnych ocen okresowych Twoich pracowników, przeczytaj na co warto zwrócić szczególną uwagę w procesie oceniania.

1. Wygląd zewnętrzny jako kryterium oceny

Nie od dziś wiadomo, że wygląd zewnętrzny odgrywa istotną rolę w relacjach społecznych. Niejednokrotnie zdarza nam się nieświadomie postrzegać efektywność pracownika przez pryzmat dominującej cechy jego fizjonomii. Przykładem jest choćby utożsamianie otyłości z lenistwem i brakiem dynamizmu w działaniu lub identyfikowanie piękna zewnętrznego z bystrością umysłu. Posługiwanie się takimi schematami myślowymi w ocenianiu efektywności pracowników jest poważnym błędem. Oceniający często ulegają pokusie faworyzowania osób atrakcyjnych fizycznie, efektem czego jest tworzenie ocen nie popartych rzetelną analizą kompetencji oraz osiągnięć pracowników.

2. Zbytnia pobłażliwość lub surowość

Kolejnym błędem jest zbyt rygorystyczne ocenianie wszystkich pracowników w firmie. Zbytnia surowość w ocenie wiąże się często z naginaniem kryteriów badania i prowadzi do uzyskania subiektywnych wyników. Niesprawiedliwa ocena budzi w pracownikach frustrację, zmniejsza ich motywację do działania oraz uniemożliwia budowanie trwałej więzi z firmą.

Błędem jest również zbytnia pobłażliwość w stosunku do zespołu. Lekceważenie problemu, jakim jest zbyt niska efektywność pracy lub niewłaściwy dobór kompetencji pracowników uniemożliwia wprowadzenie zmian, mających na celu lepsze funkcjonowanie firmy.

3. Błędy organizacyjne

Oprócz błędów natury psychologicznej wyróżniamy również uchybienia techniczne, które skutecznie zakłócają proces oceniania pracowników. Zalicza się do nich:

- niewłaściwe wytyczenie celów badania

- niedostosowanie metody oceniania do przyjętych celów

- brak spójności systemu oceniania pracowników

- niekonsekwencja w stosowaniu procedur

Błędem jest także ignorowanie potrzeb pracowników w systemie oceniania. Niektórzy menedżerowie zapominają o tym, że przed rozpoczęciem badania należy uprzedzić pracowników o terminie sprawdzania efektywności ich pracy. Ostatnim etapem przeprowadzania oceny winno być natomiast wysłanie informacji zwrotnej. Poinformowanie pracownika o wynikach badania sprzyja kreowaniu pozytywnych postaw oraz zaspokaja naturalną potrzebę oceny własnej pracy. Dzięki rozmowie na temat oceny okresowej możliwe staje się też uświadomienie pracownikowi jego mocnych i słabych stron oraz wspólne opracowanie ścieżki rozwojowej w firmie. Podczas przeprowadzania oceny warto również pamiętać o tym, że jej wyniki powinny być poufne dla zespołu pracowników, lecz zarazem całkowicie jawne dla ocenianych jednostek.

Ocena okresowa pracowników ma niezwykle istotne znaczenie w efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Dzięki niej menedżer może poznać mocne i słabe strony ocenianych pracowników oraz skutecznie wytyczyć obszary doskonalenia zawodowego swoich podwładnych. Ocena okresowa pozwala również przeanalizować wydajność i jakość pracy zespołu poprzez porównanie wyników otrzymanych w przeszłości z najnowszymi danymi. W rezultacie menedżer uzyskuje informacje o efektywności swoich pracowników i, w zależności od wyników oceniania, może skutecznie zmodyfikować system motywacji lub wysłać podwładnych na szkolenia kompetencyjne.

Ocena okresowa jest więc ważnym elementem polityki kadrowej, tym bardziej, że niejednokrotnie stanowi podstawę do zmian stanowiskowych - awansów lub zwolnień. Z tego względu niezwykle istotne jest unikanie błędów, które mogą sprawić, iż wyniki oceny pracowników będą nieobiektywne lub niezgodne z wyznaczonymi wcześniej celami. Pomyłka osoby przeprowadzającej badanie efektywności może wpłynąć na powstanie fałszywego obrazu kompetencji zespołu oraz przyczynić się do obrania niewłaściwej polityki kadrowej. Poniżej prezentujemy listę najczęściej popełnianych błędów w procesie oceniania pracowników.

1. Brak obiektywizmu

Osoby wyznaczone do dokonania oceny często podświadomie faworyzują pracowników, z którymi mają najczęstszy kontakt. Tym samym mogą przypisywać więcej zalet współpracownikom z tego samego działu lub kolegom, z którymi spędzają czas również po pracy.

Niejednokrotnie ulegają też pierwszemu wrażeniu, które rzutuje na osąd kompetencji oraz efektywności ocenianej osoby. Inną przyczyną niewłaściwej oceny pracowników może być także tzw. „zjawisko promieniowania”, które polega na kierowaniu się ogólnym wrażeniem, do którego oceniający nagina wszystkie elementy oceny cząstkowej.

O braku obiektywizmu świadczy również uleganie stereotypom oraz wyciąganie wniosków na temat kompetencji pracownika wyłącznie na podstawie jednej, charakterystycznej cechy osobowościowej lub pojedynczego zdarzenia. Wciąż poważnym problemem jest kierowanie się uprzedzeniami związanymi z rasą, płcią, wiekiem oraz pochodzeniem.

2. Niewłaściwa interpretacja cech lub zachowań

Kolejnym błędem jest dokonywanie fałszywej interpretacji cech lub zachowań pracowników. Wyciąganie niewłaściwych wniosków może być efektem nieświadomego przenoszenia cech własnych na oceniane osoby (tzw. mechanizm projekcji) lub projekcji cech innych osób, np. członków tego samego zespołu, bądź pracowników na tym samym szczeblu hierarchii w firmie (tzw. mechanizm atrybucji). Błędem jest także uleganie tendencji centralnej, zgodnie z którą oceniający postrzega wszystkich pracowników przez pryzmat przeciętnych cech, postaw oraz osiągnięć.

3. Sympatie i antypatie oceniającego

Częstym błędem w ocenianiu pracowników jest kierowanie się sympatią, bądź antypatią w stosunku do niektórych osób. Na niewłaściwy wynik oceny okresowej może wpłynąć również lęk oceniającego przed narażeniem się swoim kolegom z pracy oraz przełożonym. Efektem tego jest pozytywne ocenianie osób zajmujących wyższe stanowiska, niezależnie od ich rzeczywistej efektywności.

Omówiliśmy dzisiaj tylko niektóre błędy, które wpływają negatywnie na wiarygodność oceny okresowej pracowników. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat nieprawidłowości w ocenianiu podwładnych, to koniecznie zajrzyj jutro na naszego bloga.

Co to jest assessment center?

Assessment center cieszy się rosnącą popularnością wśród pracodawców, którym zależy na jak najlepszym poznaniu zalet i wad przyszłego pracownika. Metoda ta daje o wiele większe możliwości od zwykłej rozmowy kwalifikacyjnej, gdyż umożliwia sprawdzenie predyspozycji osobowościowych kandydata, jego poziomu inteligencji oraz konkretnych umiejętności związanych z danym stanowiskiem.

Pomimo dużej efektywności metody, jaką jest assessment center, nie można powiedzieć, iż jej wykorzystanie daje stuprocentową pewność na wyłonienie najlepszego kandydata. Nawet osoba, która uzyskała maksymalną liczbę punktów na wszystkich testach może nie sprawdzić się na danym stanowisku. Ankiety uwzględniają bowiem jedynie predyspozycje oraz cechy kandydata w czasie teraźniejszym i nie można na ich podstawie wnioskować, czy po kilku lub kilkunastu miesiącach pracy w firmie będzie on nadal dobrze wykonywał swoje obowiązki zawodowe.

Assessment center w pigułce

Pierwszym krokiem do skutecznego przeprowadzenia badania jest stworzenie analizy stanowiska, którego ma dotyczyć rekrutacja. Dzięki uwzględnieniu specyfiki danego stanowiska możliwe będzie opracowanie profilu idealnego kandydata. Kolejnym etapem jest wybór testów i zadań pod kątem określonych kompetencji oraz cech osobowościowych, przydatnych w danym zawodzie. Po opracowaniu scenariusza działań możliwe jest rozpoczęcie badania, w którym bierze udział od kilku do kilkunastu kandydatów.

W każdej sesji assessment center uczestniczą również psychologowie, którzy czuwają nad poprawnym przeprowadzaniem testów oraz interpretują ich wyniki. W badaniu biorą zwykle udział także specjaliści ds. rekrutacji oraz specjalnie przeszkoleni menedżerowie.

Co można sprawdzić za pomocą assessment center?

Badania assessment center umożliwiają uzyskanie wszechstronnej wiedzy o kompetencjach oraz cechach osobowościowych kandydata. Dzięki zróżnicowanym testom pracodawca jest w stanie sprawdzić m.in. stopień komunikatywności kandydata, jego kreatywność lub odporność na stres. Dużym zainteresowaniem cieszą się nie tylko badania osobowości, lecz również inteligencji przyszłego pracownika. Umożliwiają one poznanie szybkości procesów myślowych, umiejętności kojarzenia faktów oraz zdolności logicznego myślenia. Do najbardziej skutecznych należą jednak testy umiejętności, które sprawdzają konkretne kwalifikacje, wykorzystywane najczęściej na danym stanowisku. Wyniki sprawdzianu umiejętności dadzą pracodawcy pełen obraz przydatności kandydata do pracy, jeśli zostaną uzupełnione również odpowiedziami na testy merytoryczne.

Assessment center zakłada także poznanie zalet i wad kandydatów poprzez obserwowanie ich zachowania podczas wykonywania zróżnicowanych zadań. Niektóre z nich bazują na realnych problemach, które pojawiają się w związku z pełnieniem danego stanowiska. Na podstawie obserwacji sposobu, w jaki kandydat wykonał zadanie można prognozować, jak upora się z rzeczywistym problemem, który przyjdzie mu rozwiązać, jeśli zdobędzie pracę. Przykładem takiego badania może być np. symulacja rozmowy telefonicznej z klientem, przygotowanie prezentacji lub wygłoszenie przemówienia.

W ramach assessment center kandydaci mogą zostać również zaproszeni do dyskusji lub wspólnego wykonania zadania. Dzięki temu możliwe staje się sprawdzenie umiejętności pracy w grupie i stopnia komunikatywności kandydatów oraz rozpoznanie cech przywódczych u poszczególnych osób.

Wypalenie zawodowe to problem, który dotyczy przedstawicieli wszystkich zawodów - dotyka on zarówno menedżerów, inżynierów, nauczycieli i specjalistów wyższego szczebla, jak i sekretarki, konsultantów oraz telemarketerów. Niektórzy pracownicy są jednak nieco bardziej od innych narażeni na odczuwanie objawów związanych ze spadkiem motywacji. Wypalenia zawodowego doświadczają przede wszystkim osoby pracujące w stresującej atmosferze oraz takie, które są zmuszone do ciągłego utrzymywania kontaktów z innymi ludźmi (np. lekarze lub przedstawiciele handlowi). Problem ten dotyka zawsze tych pracowników, którzy najbardziej angażują się w wykonywanie obowiązków zawodowych.

1. Jakie są objawy wypalenia zawodowego?

Warto zauważyć, że wypalenie zawodowe objawia się nie tylko brakiem zaangażowania do pracy, lecz również szeregiem innych symptomów psychicznych i fizycznych. Początkowo pracownicy  przestają odczuwać satysfakcję z wykonywanych przez siebie zadań, pomimo odnoszonych sukcesów na gruncie zawodowym. Do tego dochodzą często takie objawy, jak: bóle głowy, bezsenność i chroniczne zmęczenie.

W tzw. drugiej fazie wypalenia zawodowego pracownicy zaczynają okazywać niechęć do kontaktów z innymi ludźmi. Jest to szczególnie widoczne w przypadku przedstawicieli zawodów związanych z obsługą klientów lub petentów. Przejawia się to przede wszystkim brakiem empatii oraz tendencją do obwiniania innych ludzi za własne niepowodzenia. Pracownicy zaczynają traktować klientów bezosobowo i wypowiadają się o nich w cyniczny sposób.

W ostatnim etapie osoby z objawami wypalenia zawodowego zaczynają odczuwać coraz większą frustrację, wynikającą często z poczucia bezradności oraz wyraźnego spadku samooceny. Lubiana dotąd praca przestaje im przynosić satysfakcję, a wykonywanie dotychczasowych obowiązków zaczyna być utożsamiane ze stratą czasu. Wypaleni zawodowo pracownicy tracą wiarę w swoje umiejętności i niechętnie podejmują nowe wyzwania. Z czasem zaczynają być coraz mniej efektywni i w rezultacie poświęcają więcej czasu na wykonywanie prostych prac lub próbują uchylać się od swoich obowiązków. Powyższe objawy nie zawsze występują kolejno po sobie - u każdego pracownika wypalenie zawodowe może przebiegać nieco inaczej.

2. Jak chronić się przed wypaleniem zawodowym?

Co zrobić, gdy najlepsi pracownicy zaczynają tracić motywację do wykonywania obowiązków, które kiedyś były ich pasją? Przede wszystkim warto spróbować wyeliminować czynniki stresujące z miejsca pracy. Być może pracownicy są poddawani zbyt dużej presji lub w firmie panuje niezdrowa atmosfera? Uzyskanie odpowiedzi na to pytanie umożliwi podjęcie odpowiednich środków, przeciwdziałających wypaleniu zawodowemu. Czasami wystarczy dać pracownikom większą swobodę działania lub zorganizować wyjazd motywacyjny, by skutecznie obniżyć współczynnik stresu w firmie.

Aby uniknąć wypalenia zawodowego najlepszych pracowników warto zawczasu opracować dla podwładnych indywidualne ścieżki rozwoju zawodowego w firmie. Pracownicy, którzy będą wiedzieli, że kolejne sukcesy zbliżają ich do upragnionego awansu nie stracą motywacji, gdyż będą mieć przed sobą jasno wytyczone cele.

Niezwykle ważna jest również właściwa ocena możliwości pracownika. Nawet najbardziej ambitna osoba nabawi się frustracji, jeśli liczba wykonywanych przez nią obowiązków będzie zbyt duża. Warto więc dopasować stopień trudności oraz liczbę zadań do indywidualnych zdolności pracownika. Dzięki temu nie będzie on musiał zostawać po godzinach w celu wykonania zaległych obowiązków oraz uniknie niepotrzebnego stresu, a w dalszej perspektywie zmniejszy się u niego ryzyko wypalenia zawodowego.

Rozmowa kwalifikacyjna jest nie tylko prawdziwym wyzwaniem dla kandydatów, ale również sprawdzianem umiejętności rekrutera. Trafność podjętej przez niego decyzji zależy w dużej mierze od wyboru sposobu przeprowadzenia rozmowy. Metod jest wiele, lecz do najczęściej stosowanych należą wywiad ustrukturalizowany oraz nieustrukturalizowany. Który z nich jest bardziej skuteczny? Jeśli chcesz poznać odpowiedź na to pytanie, koniecznie przeczytaj dzisiejszy tekst.

1. Wywiad nieustrukturalizowany, czyli rozmowa bez planu.

Najbardziej popularną metodą rekrutowania pracowników jest przeprowadzanie wywiadu nieustrukturalizowanego, który polega na zadawaniu pytań odnoszących się do profilu konkretnego kandydata. Specjalista ds. rekrutacji nie przygotowuje więc jednolitego zestawu pytań dla wszystkich osób starających się o pracę, lecz dostosowuje je każdorazowo do rozmówcy. Pytania są zwykle różnicowane ze względu na informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych, może się jednak zdarzyć, że podczas rozmowy zostaną poruszone tematy nie związane bezpośrednio ze stanowiskiem - np. zainteresowania kandydata.

Wielu rekruterów wychodzi z założenia, że popularny wywiad nieustrukturalizowany pozwala na lepsze poznanie osób starających się o pracę i w rezultacie umożliwia podjęcie trafnej decyzji dotyczącej zatrudnienia odpowiedniego kandydata. Zadawanie pytań w oparciu o dokumenty aplikacyjne faktycznie pozwala na uzyskanie pełniejszego obrazu kwalifikacji kandydata, lecz równocześnie wpływa negatywnie na bezstronność rekrutera. Osoba biorąca udział w rozmowie kwalifikacyjnej stara się zwykle wywrzeć jak najlepsze wrażenie na prowadzącym rekrutację. Niektórzy kandydaci starają się wzbudzić sympatię u rekrutera poprzez potwierdzanie jego opinii oraz postaw, inni natomiast skupiają się przede wszystkim na promowaniu własnych osiągnięć. Zdarza się też, że specjalista ds. rekrutacji podświadomie ocenia bardziej pozytywnie osoby atrakcyjne fizycznie lub takie, które podzielają jego hobby.

Ze względu na swoją luźniejszą formułę wywiad nieustrukturalizowany sprzyja popełnianiu błędów, wynikających z nieumiejętności dokonywania sprawiedliwej oceny kwalifikacji kandydatów. Może się więc zdarzyć, że osoba oceniona pozytywnie przez jednego rekrutera nie zostałaby nawet dopuszczona do kolejnego etapu rekrutacji przez innego HR-owca. Jak uniknąć tego typu błędów? Jedną z możliwości jest wybór bardziej skutecznego wywiadu ustrukturalizowanego.

2. Wywiad ustrukturalizowany, czyli jeden zestaw pytań dla wszystkich.

Istotą tego wywiadu jest prowadzenie rozmowy według uniwersalnej listy pytań, zadawanych wszystkim kandydatom. Niewątpliwą zaletą stosowania tej metody jest ograniczenie do minimum wpływu czynników osobistych na wybór przyszłego pracownika.

W celu wyeliminowania subiektywnych odczuć u rekrutera stosuje się formularz, zawierający przygotowany wcześniej zestaw pytań. Rozmowa z każdym kandydatem przebiega według tego samego wzorca, a wszystkie odpowiedzi są na bieżąco wpisywane do formularza.

Choć wywiady ustrukturalizowane mogą niektórych odstraszać wysokim stopniem sformalizowania, to jednak wyniki badań psychologicznych jednoznacznie wskazują na ich wyjątkową skuteczność. Według nowojorskich badaczy rekruterzy stosujący tę metodę mają dwukrotnie większą szansę na wybór odpowiedniego kandydata, niż HR-owcy preferujący wywiady nieustrukturalizowane.

Przeczytanie jednego CV przez rekrutera zajmuje zwykle mniej niż pół minuty. W tym krótkim czasie może zapaść decyzja o zaproszeniu kandydata na rozmowę kwalifikacyjną lub wykluczeniu go z procesu rekrutacji. Co najbardziej przykuwa wzrok rekruterów czytających życiorysy? Zdjęcie kandydata, jego doświadczenie zawodowe oraz… błędy w CV. Nie pozwól by w pamięci osoby decydującej o Twoim zatrudnieniu pozostało wrażenie, że nie posługujesz się poprawną polszczyzną lub nie potrafisz selekcjonować informacji. Naucz się unikać najczęściej popełnianych błędów i zwiększ swoje szanse na zdobycie wymarzonej pracy!

1. Niewłaściwy dobór informacji

Problem z selekcją danych zamieszczanych w życiorysie mają zarówno absolwenci, jak i starsi kandydaci. Jeśli zaliczasz się do pierwszej grupy osób pamiętaj, by nie umieszczać w rubryce z doświadczeniem zawodowym wszystkich zajęć dorywczych oraz prac nie związanych bezpośrednio z obranym profilem zawodowym. Przykładowo kandydat aplikujący na stanowisko architekta nie powinien chwalić się potencjalnemu pracodawcy tym, że zbierał truskawki we wakacje lub dorabiał w warsztacie samochodowym. Pamiętaj też o tym, że u góry powinna znajdować się nazwa ostatniego, a nie pierwszego pracodawcy!

Jeśli ukończyłeś wyższą uczelnię nie umieszczaj w życiorysie informacji o swoich zasługach z podstawówki czy wygranej olimpiadzie w liceum. Istotna jest jedynie nazwa ostatnio ukończonej szkoły, uzyskana specjalizacja lub tytuł oraz rok, w którym odebrałeś dyplom.

Jeżeli jesteś starszym kandydatem nie wzbogacaj swojego życiorysu o informacje o Twoim stanie zdrowia, liczbie dzieci lub imionach rodziców. Tego typu wiadomości nie są potrzebne w procesie rekrutacji, a jedynie odwracają uwagę rekrutera od bardziej istotnych danych.

2. Brak konkretów

Kolejnym często popełnianym błędem jest podawanie zbyt ogólnikowych informacji. Pamiętaj, że nie wystarczy pochwalić się znajomością języków obcych, trzeba także napisać w jakim stopniu potrafisz się nimi posługiwać. To samo dotyczy obsługi komputera - zawsze wymieniaj nazwy konkretnych programów! Nie zapomnij również umieścić opisu obowiązków, które pełniłeś na wykonywanych wcześniej stanowiskach. Dzięki temu lepiej wyeksponujesz umiejętności wynikające z dotychczasowego doświadczenia zawodowego.

Jeśli chcesz, aby Twój życiorys wywarł dobre wrażenie na rekruterze, skonkretyzuj swoje zainteresowania. Pokaż, że jesteś specjalistą w tym, co robisz! Unikaj więc sformułowań takich, jak „interesuję się literaturą” i zastępuj je bardziej jednoznacznymi komunikatami - np. „lubię poezję rosyjskich futurystów”.

3. Błędy językowe

Niektóre życiorysy na długo pozostają w pamięci specjalistów ds. rekrutacji właśnie z powodu błędów językowych. Jeśli ortografia nie jest Twoją mocną stroną koniecznie sprawdź pisownię, zanim przekażesz CV pracodawcy. Upewnij się też, że w dokumentach aplikacyjnych nie ma literówek, błędów stylistycznych oraz słów zaczerpniętych z języka potocznego. Zwróć szczególną uwagę na to, czy poprawnie napisałeś nazwy poprzednich miejsc pracy.

Wśród najczęstszych błędów językowych, które pojawiają się w życiorysach kandydatów można wymienić niewłaściwą (łączną) pisownię wyrażenia „średnio zaawansowany” oraz nieodpowiedni zapis daty, np. 12 grudzień zamiast 12 grudnia. Zanim wyślesz CV sprawdź koniecznie, czy nie ma w nim błędów językowych. Życiorysy napisane poprawną polszczyzną wyglądają bardziej profesjonalnie i są czytane z większą uwagą. Rekruterzy mogą się bowiem w pełni skupić na kwalifikacjach kandydata, bez konieczności analizowania dziwolągów językowych.

Z piastowaniem stanowiska menedżera wiąże się nie tylko prestiż, ale również ogromna odpowiedzialność za losy firmy. Rolą szefa jest rozwijanie przedsiębiorstwa tak, by generowało coraz większe zyski. Właściwe prosperowanie firmy jest w dużym stopniu zależne od ludzi, którzy w niej pracują, dlatego dobry menadżer powinien być także świetnym przywódcą, potrafiącym efektywnie zarządzać swoim zespołem. Nawet dla osób posiadających naturalne predyspozycje do bycia liderem kierowanie ludźmi stanowi prawdziwe wyzwanie. Trudno być szefem idealnym, mimo to warto dążyć do urzeczywistnienia obrazu perfekcyjnego przywódcy, który wspiera pracowników i inspiruje ich do efektywnego działania. Pierwszym krokiem do realizacji tego zamierzenia jest przestrzeganie trzech przykazań dobrego menedżera.

1. Sprawna komunikacja w firmie to podstawa

Brak odpowiedniego przepływu informacji nie tylko utrudnia pracę, lecz może także prowadzić do niedomówień i konfliktów. Sprawna komunikacja w firmie dotyczy nie tylko wiadomości przekazywanych pracownikom przez menedżera, ale również treści wysyłanych przez podwładnych do szefa oraz pozostałych członków zespołu. Łatwo jest wydawać polecenia i kontrolować wykonywane zadania, lecz aby doszło do obustronnego dialogu trzeba zaskarbić sobie zaufanie pracowników. W przeciwnym razie podwładni mogą nie informować szefa o problemach związanych z realizacją projektu ze strachu przed reakcją przełożonego.

Jak sprawić, by komunikacja w firmie była skuteczna? Aby tego dokonać należy przede wszystkim rozmawiać z pracownikami i być dla nich wsparciem. Warto też chwalić podwładnych za każde dobrze wykonane zadanie oraz udzielać konstruktywnej krytyki w przypadku porażki. Dobry menedżer unika również wszelkich niedomówień i zawsze precyzuje swoje oczekiwania wobec pracowników.

2.  Indywidualność pracowników to potencjał, a nie problem.

Nie od dziś wiadomo, że pracownicy różnią się od siebie umiejętnościami, kompetencjami, osobowościami oraz celami, które pragną osiągnąć. Dostrzeżenie ich indywidualności może prowadzić do zwiększenia efektywności pracy poszczególnych osób. Łatwiej skutecznie zmotywować pracownika znając jego dążenia i zainteresowania, ponieważ wiedza ta umożliwia zaspokojenie konkretnych potrzeb danej osoby. Dzięki lepszemu poznaniu swoich podwładnych można również dostrzec godne wykorzystania talenty, które mogą przyczynić się do bardziej efektywnego funkcjonowania firmy.

Indywidualność pracowników nie może być postrzegana jako przeszkoda w sprawnym zarządzaniu firmą. Różnice pomiędzy pracownikami stanowią raczej potencjał, który może przyczynić się do rozwoju i lepszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

3.  Motywowanie pracowników kluczem do sukcesu firmy.

Każdy dobry menedżer zdaje sobie sprawę z tego, że skuteczne motywowanie podwładnych prowadzi w linii prostej do zwiększenia zysków generowanych przez firmę. Na wzrost efektywności pracy składa się wiele elementów, takich jak sprawiedliwe nagradzanie osiągnięć, stawianie znaku równości pomiędzy dobrem firmy i pracownika oraz kształtowanie wizerunku przedsiębiorstwa jako przyjaznego ludziom, którzy je tworzą. Skuteczne motywowanie zespołu powinno zawsze iść w parze z postrzeganiem każdego pracownika jako indywidualnej jednostki oraz usprawnieniem komunikacji interpersonalnej.

Głównym celem rozmowy kwalifikacyjnej jest wyłonienie najlepszego kandydata na dane stanowisko. Niewielu specjalistów ds. rekrutacji pamięta jednak o tym, że podczas spotkania w sprawie pracy w pamięci kandydata utrwala się wizerunek firmy. To, czy skojarzenia związane z potencjalnym, pracodawcą będą pozytywne lub negatywne zależy przede wszystkim od samego HR-owca. Czego nie należy robić podczas rozmowy kwalifikacyjnej, by nie zniszczyć wizerunku firmy?

• Odbieranie telefonów

Kandydaci przychodzący na rozmowę kwalifikacyjną zwyczajowo wyciszają swoje telefony i odbierają je wyłącznie w sytuacjach awaryjnych. Trudno wymagać od rekrutera, by był niedostępny dla swoich przełożonych lub klientów w godzinach pracy, nie znaczy to jednak, że powinien on narażać rozmówcę na ciągłe wysłuchiwanie dzwonka telefonu. Niektórzy specjaliści ds. rekrutacji posuwają się o krok dalej i bez uprzedzenia przerywają rozmowę z kandydatem, by dokończyć prywatną dyskusję telefoniczną. Takie zachowania są niedopuszczalne i świadczą o lekceważącym stosunku do potencjalnego pracownika, a także wpływają negatywnie na kreowanie wizerunku firmy.

Co zrobić, by pozostać w zasięgu szefa i klientów, a równocześnie nie urazić kandydata? Najlepiej dyskretnie położyć na biurku wyciszony telefon tak, aby nie musieć reagować na dźwięk każdego smsa, lecz w razie potrzeby móc odebrać połączenie. Przed rozpoczęciem rozmowy telefonicznej warto przeprosić kandydata i zapytać, czy nie ma nic przeciwko. Po odłożeniu słuchawki miłym gestem będzie podziękowanie za wyrozumiałość i wyjaśnienie, że w grę wchodziła sprawa nie cierpiąca zwłoki.

• Brak przygotowania do rozmowy

Rekruter, który przed przystąpieniem do rozmowy kwalifikacyjnej nie zapoznał się z dokumentami kandydata zachowuje się nieprofesjonalnie i naraża swojego rozmówcę na stratę czasu. Dla zaproszonej na spotkanie osoby nie ma nic bardziej frustrującego niż świadomość, że HR-owiec nie zdążył przeczytać CV, ani zastanowić się o co tak naprawdę chce zapytać kandydata. Efektem braku przygotowania jest też często przekręcanie nazwiska i nazw poprzednich pracodawców oraz mylenie nazwy miejscowości. Takie zachowanie nie tylko wpływa na budowanie negatywnego wizerunku całej firmy w oczach kandydata, lecz również może przyczynić się do niewłaściwej oceny kompetencji potencjalnego pracownika. Chaotyczne przeglądanie CV oraz zadawanie banalnych, nie popartych wcześniejszą analizą dokumentów, pytań nie sprzyja bowiem wyłonieniu najlepszego kandydata na dane stanowisko.

• Brak zainteresowania rozmówcą

Każdego HR-owca powinno cechować zainteresowanie tym, co ma do powiedzenia kandydat. Jego rolą jest przecież dokonanie wyboru osoby, która stanie się integralną częścią firmowego zespołu. Niestety, nie wszyscy rekruterzy podchodzą do swojej pracy wystarczająco poważnie i stawiają potencjalnego pracownika na pierwszym miejscu. Prawdziwą zmorą kandydatów jest konieczność wysłuchiwania rozmaitych dygresji, które niekiedy sprowadzają rozmowę na tory zupełnie z rekrutacją nie związane. Warto zdać sobie sprawę z tego, że kandydat potencjalnie nie będzie zainteresowany poglądami lub zabawnymi historiami z życia HR-owca, ponieważ jego głównym zamiarem jest zaprezentowanie swojej osoby w celu zdobycia pracy. Brak aktywnego słuchania oraz skupienia na kwestiach ściśle związanych z rekrutacją jest równoznaczny z lekceważeniem czasu kandydata. Takie zachowanie przyczynia się do budowania wizerunku firmy, której profesjonalizm nie jest najmocniejszą stroną.