Listy referencyjne stanowią rekomendację pracownika przez poprzednich pracodawców. Kandydaci chętnie prezentują je podczas rozmów kwalifikacyjnych, gdyż niemal zawsze przedstawiają ich karierę zawodową w pozytywnym świetle. Najczęściej referencje są dowodem uznania kwalifikacji pracownika przez poprzedniego pracodawcę. Zdarzają się jednak przypadki masowego ściągania listów referencyjnych z Internetu lub redagowania ich treści przez samych pracowników. W związku z tym wielu pracodawców zadaje sobie pytanie: czy referencje są dzisiaj rzetelnym źródłem wiedzy o pracowniku czy jedynie fikcyjnym dokumentem?

Czy warto czytać referencje?

Zdecydowanie tak! W profesjonalnie napisanych referencjach można bowiem znaleźć informacje o konkretnych osiągnięciach pracownika oraz zakresie wykonywanych przez niego obowiązków. List referencyjny jest także oficjalnym potwierdzeniem wykonywania pracy na rzecz konkretnego pracodawcy - dzięki niemu można zweryfikować m.in. długość okresu zatrudnienia w firmie oraz nazwę stanowiska oraz działu, w którym pracowała dana osoba.

Wielu pracodawców uważa, iż czytanie referencji to strata czasu, gdyż nie są one wiarygodnym dokumentem, lecz subiektywnym spisem prawdziwych lub wyimaginowanych zasług pracownika. Faktycznie, trudno jest znaleźć list zawierający wzmiankę o wadach lub porażkach, nie znaczy to jednak, że należy umniejszać rolę pozytywnych informacji o pracowniku. Pamiętajmy bowiem o tym, że żaden pracodawca nie wystawi referencji osobie, która została zwolniona z powodu braku kompetencji lub lekceważącego stosunku do obowiązków zawodowych. List referencyjny zawiera opinię o pracowniku, lecz stanowi również wizytówkę firmy, która go wystawiła. Z tego powodu mało prawdopodobnym wydaje się, by ktokolwiek chciał rekomendować niegodną zaufania osobę, narażając tym samym na szwank dobre imię swojego przedsiębiorstwa.

Sam fakt posiadania referencji przez pracownika powinien więc świadczyć na jego korzyść. Nie oznacza to jednak, by podchodzić bezkrytycznie do rekomendacji od poprzednich pracodawców. Aby uzyskać rzetelne informacje o kandydacie warto zweryfikować najistotniejsze fakty z listu referencyjnego.

Sprawdź informacje zawarte w referencjach

Najprostszym sposobem na zweryfikowanie wiadomości o kandydacie jest wykonanie telefonu do osoby, która wystawiła referencje. Dane kontaktowe powinny znajdować się w każdym liście referencyjnym. W razie ich braku wystarczy poprosić kandydata o nr telefonu do właściwej osoby. W przypadku niektórych stanowisk informacje z listu można sprawdzić w raportach firmowych sporządzonych w okresie zatrudnienia danej osoby. Wiele z nich znajduje się na stronach internetowych konkretnych przedsiębiorstw lub w serwisach branżowych.

Rola referencji w procesie rekrutacji

Listy referencyjne są szczególnie przydatne w ostatnim etapie rekrutacji. Gdy wybór idealnego kandydata zawęża się do 2-3 osób o podobnych kwalifikacjach najważniejszą kartą przetargową mogą stać się właśnie rekomendacje od poprzednich pracodawców. Pozytywne opinie byłych szefów, którzy potwierdzą sukcesy zawodowe pracownika, niejednokrotnie stanowią decydujący argument za przyjęciem danej osoby do pracy.

O konieczności weryfikowania informacji zawartych w CV nie trzeba nikogo przekonywać. Według statystyk co drugi pracodawca zetknął się z fikcyjnym lub mocno podkoloryzowanym życiorysem. Weryfikowanie CV jest więc niezbędne, jeśli zależy nam na poznaniu prawdy o kandydatach i pozyskaniu najbardziej kompetentnego pracownika. Jest to jednak proces żmudny i czasochłonny, który sprowadza się do sprawdzania prawdziwości dyplomów i certyfikatów, a także analizowania świadectw pracy oraz referencji od poprzednich pracodawców. Na podstawie powyższych działań trudno jest określić, jakie obowiązki służbowe wykonywała dana osoba w każdym miejscu pracy oraz jak faktycznie wyglądały jej relacje z przełożonymi oraz innymi członkami zespołu. Tajemnicą może też pozostać rzeczywisty powód zmiany miejsca pracy, gdyż w większości sytuacji, zarówno pracownik, jak i pracodawca dążą do rozwiązania umowy za porozumieniem stron.

Sprawdzenie powyższych informacji przez rekrutera nie jest możliwe, nie znaczy to jednak, że pracodawca chcący znać szczegóły ścieżki zawodowej kandydatów jest z góry skazany na porażkę. Alternatywą są bowiem wyspecjalizowane firmy, które na zlecenie pracodawców wyszukują dane na temat osób biorących udział w procesie rekrutacyjnym. W jaki sposób działają i czy warto korzystać z ich usług? O tym dowiesz się z dzisiejszego artykułu.

Jak wygląda weryfikowanie CV przez firmę zewnętrzną?

Większość firm ma w swojej ofercie usługi podstawowe, do których należy sprawdzanie autentyczności dyplomów, certyfikatów, referencji oraz innych dokumentów przedstawianych przez kandydatów. Przedsiębiorstwa wyspecjalizowane w weryfikowaniu CV umożliwiają również uzyskanie informacji o przynależności do różnego rodzaju organizacji, sukcesach i porażkach w poprzednich miejscach pracy oraz relacjach pracowników z przełożonymi i innymi członkami zespołu. Istnieją firmy, które oferują odtworzenie szczegółów z historii zatrudnienia wybranych kandydatów do kilku lat wstecz oraz analizę wszystkich przerw w zatrudnieniu. W przypadku niektórych zawodów przydatne może być także sprawozdanie medialne oraz przeprowadzenie weryfikacji zasobów internetowych. Wnikliwy pracodawca uzyska też informacje na temat punktualności, sumienności oraz uczciwości wybranych kandydatów. Firmy specjalizujące się w weryfikowaniu CV mają niemal nieograniczony zakres usług, lecz warunkiem podjęcia współpracy jest zwykle otrzymanie pisemnej zgody kandydata.

Czy zlecenie weryfikacji CV jest korzystne dla pracodawcy?

Zaletą skorzystania z usług specjalistów jest przede wszystkim oszczędność czasu oraz wiarygodność uzyskanych danych. Pracodawca ma pewność, że firma przeprowadzi kompleksowy wywiad na temat kandydata i dotrze do informacji, które nie byłyby dostępne dla przeciętnego rekrutera, dysponującego co najwyżej świadectwami pracy i referencjami. Dzięki skorzystaniu z usług firmy zewnętrznej zyskuje się też pewność zatrudnienia odpowiednio wykwalifikowanej osoby, której uprawnienia zostały potwierdzone przez niezależne źródło.

Na co należy uważać?

Przy zleceniu sprawdzenia referencji od poprzednich pracodawców warto zwrócić uwagę na to, czy opinie kandydata i byłego szefa są ze sobą zbieżne. Jest to szczególnie istotne w niejednoznacznych sytuacjach, w których poprzedni pracodawca bardzo negatywnie wypowiada się o dawnym podwładnym. Zdarza się, że racja leży po stronie kandydata, który padł ofiarą zawistnego szefa. Dopiero skonfrontowanie obydwu opinii pozwoli uzyskać właściwy obraz sytuacji.

Gdy liczba ofert pracy jest znikoma, kandydaci wykazują się coraz większą desperacją przy poszukiwaniu wymarzonego zajęcia. Z punktu widzenia pracodawcy pozytywnym aspektem tego zjawiska jest silna motywacja kandydatów do pracy oraz elastyczność przy negocjowaniu wynagrodzeń. Wydawać by się mogło, że w tej sytuacji znalezienie idealnego pracownika nie powinno przysparzać żadnych problemów. Nic bardziej mylnego! Gdy nastaje rynek pracodawcy prawdziwym utrapieniem dla specjalistów od rekrutacji jest proceder umieszczania fałszywych informacji w życiorysach. Zawyżony staż pracy, naciągane kwalifikacje, a nawet fikcyjne tytuły naukowe - to wszystko sprawia, że ryzyko zatrudnienia niekompetentnej osoby jest bardzo duże. W jaki sposób odróżnić fakty od kłamstw w CV? Czy poznanie prawdy o kandydacie jest w ogóle możliwe?

Najlepszym sposobem na stwierdzenie, czy osoba poszukująca pracy dała się ponieść fantazji podczas pisania życiorysu jest weryfikacja CV. Sprawdzanie rzeczywistej ścieżki zawodowej oraz poziomu wykształcenia kandydata jest możliwe dzięki pozyskaniu referencji i kopii dyplomów potwierdzających ukończenie szkół oraz zdobycie poszczególnych kwalifikacji.

Absolwenci „fabryk dyplomów”

Zazwyczaj pracodawcy nie mają problemu z uzyskaniem potrzebnych dokumentów - wystarczy poprosić kandydata o ich dostarczenie podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Problemem może być jedna weryfikacja dyplomów szkół zagranicznych oraz instytucji nie posiadających odpowiednich akredytacji. Szkoły, zwane „fabrykami dyplomów”, często nie mają nic wspólnego z prawdziwymi placówkami edukacyjnymi, a ich głównym źródłem dochodu nie są zajęcia dydaktyczne lecz sprzedaż dokumentów potwierdzających fikcyjne uprawnienia. Osoba, która uzyskała dyplom takiej szkoły może się więc okazać kandydatem nieposiadającym wystarczających kwalifikacji do wykonywania zawodu, a tym samym mogącym narazić firmę na straty.

Świadectwo pracy prawdę ci powie

Przy wyborze idealnego pracownika brane pod uwagę jest zwykle jego doświadczenie zawodowe. Niestety, wpisywany w życiorysie staż pracy oraz lista pełnionych obowiązków bardzo często mijają się z prawdą. Kandydaci tuszują przerwy w zatrudnieniu, koloryzują wykonywane przez siebie zadania i wydłużają staż pracy, wliczając do niego urlopy wychowawcze. Aby uzyskać rzeczywisty obraz ścieżki zawodowej kandydata najlepiej poprosić go o dostarczenie świadectw pracy oraz referencji od poprzednich pracodawców. Jeżeli brakuje któregoś z dokumentów lub weryfikacja świadectw pracy wykazała rozbieżności z życiorysem, warto przedzwonić do działów personalnych firm, które wcześniej zatrudniały kandydata i uzyskać informacje z pierwszej ręki.

Czy warto weryfikować CV?

Sprawdzanie CV jest zajęciem czasochłonnym, lecz nagrodą za włożony w nie trud jest poznanie prawdy o przyszłym pracowniku. Dzięki temu możliwe jest zapobieganie błędom będących skutkiem zatrudnienia niewłaściwej osoby. Brak kwalifikacji i uprawnień zadeklarowanych w CV może narazić firmę na straty, a w niektórych przypadkach stworzyć zagrożenie dla zdrowia i życia pozostałych pracowników. Z tego właśnie powodu weryfikowanie życiorysów kandydatów przez rekrutera lub zewnętrzną firmę zaczyna być normą na polskim rynku pracy.

Polscy pracownicy wciąż najchętniej godzą się na podpisywanie umowy o pracę. Świadomość oszczędzania na emeryturę, możliwość bezpłatnego korzystania z publicznej opieki zdrowotnej i perspektywa gwarantowanego urlopu sprawia, że stosunek pracy jawi się większości osób jako optymalna forma kontraktu.

Umowa o pracę generuje jednak bardzo wysokie koszty dla pracodawcy, a przy tym nie gwarantuje mu otrzymania pozytywnego rezultatu działania, lecz jedynie prawdopodobieństwo jego uzyskania przez pracownika. Coraz większa liczba osób szukających pracy zaczyna też zdawać sobie sprawę z tego, że istnieją bardziej dochodowe formy kontraktów. Niektóre umowy nie zobowiązują pracodawcy do opłacania składek oraz są korzystne ze względu na sposób naliczania podatku, przez co niejednokrotnie wpływają na podwyższenie kwoty netto oferowanego wynagrodzenia. Przykładem tego jest umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich. Jeśli chcesz dowiedzieć się, co może stać się przedmiotem tej umowy oraz w jakich sytuacjach można ją podpisać, przeczytaj koniecznie dzisiejszy artykuł.

Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich dotyczy każdego dzieła opisanego w ustawie z 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Sprawą kluczową jest więc ustalenie, czy dane dzieło jest rezultatem działalności twórczej i posiada indywidualny charakter. Powyższe warunki są spełnione w przypadku utworu literackiego, artykułu prasowego, wykładu, audycji radiowej, scenariusza filmowego, piosenki oraz zdjęć i filmów. Dziełem w rozumieniu wspomnianej ustawy będzie również utwór niewymagający zdolności artystycznych, tj. raport, ekspertyza, prezentacja dla klienta, prognoza ekonomiczna oraz strategia (np. biznesowa lub marketingowa). Nie może to być jednak zestawienie faktów lub statystyk, w którym brakuje jakiegokolwiek komentarza odautorskiego, gdyż tego typu dokumenty nie posiadają indywidualnego charakteru.

Korzyścią wynikającą z omawianej umowy jest, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, uwzględnienie kosztów uzyskania przychodu w wysokości 50% wynagrodzenia. Niższe podatki przekładają się zazwyczaj na wyższe wynagrodzenie netto (a przynajmniej mogą stać się kartą przetargową w negocjacjach płacowych ze zleceniodawcą). Pracodawca podpisujący umowę o dzieło z osobą, której nie łączy z nim stosunek pracy, zaoszczędzi także na płaceniu składek zdrowotnych i na ubezpieczenie społeczne. Podpisanie umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich jest więc szansą na znaczne zmniejszenie kosztów zatrudnienia ponoszonych przez pracodawcę. Pracownik zyskuje natomiast możliwość otrzymania wyższego wynagrodzenia netto niż to, które przysługiwałoby mu w przypadku zwykłej umowy o dzieło lub nawiązania stosunku pracy.

Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich jest najbardziej popularna w takich miejscach pracy, jak agencje reklamowe, media i biura tłumaczeń. Podpisują ją jednak także pracownicy z firm działających w innych branżach - specjaliści od tworzenia ekspertyz i strategii biznesowych, ekonomiści, marketingowcy oraz pracownicy przygotowujący prezentacje dla klientów.

Umowa o wykonanie twórczego dzieła wraz z przeniesieniem praw autorskich,

zawarta w dniu ………….. w (nazwa miejscowości) pomiędzy:

(nazwa firmy) z siedzibą przy ulicy …. w (nazwa miejscowości), reprezentowaną przez (nazwisko właściciela firmy), zwaną w dalszej części umowy Nabywcą,

a

(nazwisko twórcy) zamieszkałego przy ulicy ………, w (nazwa miejscowości), legitymującego się dowodem osobistym: (nr i seria dowodu), nr PESEL: …………., nr NIP:………., zwanego dalej Twórcą

zwanymi łącznie Stronami o następującej treści:

§1 PRZEDMIOT UMOWY

1. Przedmiotem niniejszej umowy jest wykonanie twórczego dzieła  wraz z przeniesieniem praw autorskich.
2. Dziełem w niniejszej umowie Strony określają (nazwa przedmiotu umowy), zwanego w dalszej części umowy Dziełem.

§2 TERMIN WYKONANIA DZIEŁA

Twórca zobowiązuje się do wykonania i dostarczenia dzieła oraz przeniesienia praw autorskich do dnia (dokładna data).

§3 WARUNKI JAKIE MUSI SPEŁNIAĆ DZIEŁO

Dzieło musi spełniać warunki specyfikacji, której opis znajduje się w załączniku nr 1 i załączniku nr 2, dołączonych do umowy.

§4 POSTAĆ DZIEŁA

Twórca zobowiązany jest dostarczyć oryginał dzieła do siedziby Nabywcy w formie ………

§5 FORMA ROZPORZĄDZENIA

1. Twórca przeniesie wszelkie prawa autorskie na Nabywcę w tym: prawo do wielokrotnego wykorzystywania i powielania dzieła oraz przetwarzania, chociażby w formie częściowej, i na wszystkich polach eksploatacji związanych w szczególności z utrwaleniem dzieła na każdym nośniku informacji, włączając w to także nośniki elektroniczne, bez ograniczeń co do liczby wydań, egzemplarzy i okresu eksploatacji jak i jego rozpowszechniania.
2. Razem z przeniesieniem autorskich praw majątkowych na Nabywcę przechodzi wyłączne prawo zezwalania na wykonywanie autorskiego prawa zależnego.
3. Twórca wyraża otwartą i nieodwołalną zgodę na rozporządzanie dziełem przez Nabywcę.
4. Nabywca ma prawo do wprowadzenia w dziele dowolnych zmian w każdym momencie.
5. Strony ustaliły, że autorstwo wykonawcy nie będzie w wydaniach ujawniane.

§6 ZOBOWIĄZANIE TWÓRCY

1.     Twórca zobowiązuje się do nadania dziełu twórczego charakteru oraz do tego, iż w momencie przekazywania go Nabywcy będzie wyłącznym dysponentem majątkowych praw autorskich do niego.

2.     Twórca zobowiązuje się do wykonania dzieła samodzielnie.

§7 OBSZAR EKSPLOATACJI

1. Nabywca będzie mógł dokonywać modyfikacji, bądź poprawek dzieła według własnego uznania.
2. Strony postanawiają, iż jedynie uprawnionym do rozpowszechniania, powielania i wykorzystywania dzieła będzie Nabywca.

§8 WYNAGRODZENIE

1. Za stworzenie dzieła wraz z przeniesieniem praw autorskich do niego Twórcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości: …..zł (słownie złotych: …….) brutto za dzieło określone w §1 niniejszej umowy.
2. Nabywca odprowadzi podatek dochodowy od osób fizycznych. Przy ustaleniu wysokości podatku uwzględnione zostaną koszty uzyskania przychodu w wysokości 50 % wynagrodzenia, o którym mowa w ust.1.
3. Kwota określona w ust. 1 stanowi pełne wynagrodzenie należne Twórcy za stworzenie dzieła i  przeniesienie przez Twórcę na Nabywcę wszelkich praw dotyczących dzieła, w tym majątkowych praw autorskich, na wszystkich polach eksploatacji.
4. Wynagrodzenie płatne będzie w ciągu … dni od wydania oryginału dzieła i przeniesienia praw autorskich na Nabywcę. Wynagrodzenie będzie płatne w formie przelewu na konto bankowe Wykonawcy o numerze: …………
5. Strony mogą za obopólną zgodą zmienić termin i formę zapłaty wynagrodzenia.

§9 PRZYJĘCIE DZIEŁA

1.      Nabywca zobowiązuje się oświadczyć Twórcy poprzez (pocztę elektroniczną, pocztę zwykłą, itp.) o nie przyjęciu dzieła, ewentualnie o konieczności dokonania stosownych zmian, w terminie … dni od dostarczenia dzieła.

2.      Twórca zobowiązuje się przeprowadzić i dostarczyć Nabywcy korektę autorską w terminie … dni od przekazania mu dzieła do korekty przez Nabywcę.

3.      Brak oświadczenia o nie przyjęciu dzieła oznacza jego przyjęcie bez zastrzeżeń.

§10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisy kodeksu cywilnego.
2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej.
3. Umowę sporządzono w  dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej strony.

TWÓRCA                                                                                        NABYWCA

Załączniki:

1. ……………..

2. ……………..

W jaki sposób kontrolować pracowników, by nie naruszyć przysługujących im praw? Gdzie znajdują się granice pomiędzy monitorowaniem podwładnych, a ich śledzeniem w miejscu pracy? Na te pytania musi odpowiedzieć każdy pracodawca, który rozważa wykorzystanie systemu kontroli pracowników w swojej firmie.

W poprzednim artykule omówiliśmy warunki, jakie musi spełnić kierownik przed zamontowaniem kamer na terenie przedsiębiorstwa. Przedstawiliśmy również rady dla szefów, którzy planują rozpoczęcie monitorowanie aktywności swoich pracowników w Internecie. Dzisiaj polecimy Ci inne sposoby kontrolowania osób zatrudnionych w Twojej firmie, a także poruszymy kontrowersyjny temat badania trzeźwości pracowników oraz przeszukiwania ich szafek. Jeśli chcesz przeciwdziałać kradzieży mienia firmowego, lecz obawiasz się przekroczenia granic prawa oraz dobrego smaku, to koniecznie zapoznaj się z poniższymi radami.

1. Lokalizacja pracowników w terenie

W niektórych branżach pracownicy spędzają dużą część czasu poza siedzibą firmy. Najczęściej mają oni do dyspozycji samochody służbowe, których utrzymanie finansuje pracodawca. Określenie lokalizacji auta za pomocą systemów nawigacyjnych GPS może być pomocne w przypadku długotrwałego braku kontaktu z pracownikiem. Jeśli pracodawca podejrzewa, iż jego podwładny mógł mieć wypadek, to dzięki nawigacji będzie mógł precyzyjnie określić aktualne położenie geograficzne, w którym znajduje się samochód. Jest to szczególnie istotne w przypadku kierowców, lecz może się sprawdzić również w firmach zatrudniających przedstawicieli handlowych.

Sprawdzanie miejsca pobytu pracownika może także przyczynić się do zmniejszenia zużycia benzyny. Dzięki możliwości monitorowania trasy, którą przemierza pojazd pracodawca będzie mógł bowiem sprawdzić, czy pracownik nie wykorzystuje samochodu służbowego do celów prywatnych. Pracownicy, którzy użytkują pojazdy służbowe wyposażone w system monitoringu muszą jednak zdawać sobie sprawę z tego, iż są obserwowani przez szefa. Optymalnym rozwiązaniem jest zawarcie takiej informacji w umowie o pracę lub osobnym dokumencie, który powinien zostać podpisany przez pracownika. Warto też pamiętać o tym, że monitorowanie pojazdu służbowego jest dozwolone wyłącznie w godzinach pracy danej osoby.

2. Badanie trzeźwości pracownika w miejscu pracy

W przypadku pracowników niższego szczebla często pojawia się problem spożywania alkoholu w miejscu pracy lub wykonywania obowiązków służbowych pod wpływem substancji odurzających. Nietrzeźwy pracownik może narazić na niebezpieczeństwo swoich współpracowników oraz wyrządzić szkody materialne w firmie. Nic więc dziwnego, że wielu pracodawców stara się kontrolować trzeźwość swoich podwładnych. Warto jednak pamiętać, iż szef nie może zmusić pracownika do poddania się badaniu alkomatem, gdyż w ten sposób naruszyłby dobra osobiste zatrudnionej osoby. Może natomiast wezwać policję, która sprawdzi czy pracownik jest trzeźwy.

3. Sprawdzanie szafek pracowników

Przeszukiwania szafek pracowników przez pracodawcę jest chyba najbardziej kontrowersyjnym przykładem sprawdzania uczciwości podwładnych. Pracownicy z reguły bardzo negatywnie reagują na wszelkie próby sprawdzania ich osobistych rzeczy, mimo to jednak część kierowników decyduje się na podjęcie tego desperackiego kroku, w celu zmniejszenia skali kradzieży w firmie. Problem ten pojawia się najczęściej w supermarketach, fabrykach oraz magazynach, które zatrudniają setki osób, choć może dotyczyć również mniejszych przedsiębiorstw. O czym powinien pamiętać pracodawca, który zamierza sprawdzić szafki lub przeszukać swoich podwładnych po opuszczeniu stanowiska pracy? Przede wszystkim musi z wyprzedzeniem powiadomić pracowników o planowanym poszukiwaniu. Konieczne jest także zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi i przedstawicielami pracowników. Warto też pamiętać o tym, że sprawdzanie szafek musi być uzasadnione, co oznacza, że pracodawca powinien wykazać, iż mienie jego firmy jest zagrożone i kontrola pracowników jest jedyną szansą na udaremnienie kradzieży. Przeszukiwania szafek może dokonać firma ochroniarska lub inna osoba wyznaczona przez pracodawcę.

Monitorowanie pracowników jest coraz częściej stosowane przez pracodawców w celu zwiększenia wydajności pracy oraz ochrony dóbr firmy. Umożliwia ono kontrolowanie aktywności podwładnych w Internecie, nadzór nad rozwojem relacji z klientami poprzez sprawdzanie służbowej poczty elektronicznej oraz ustalenie miejsca pobytu pracownika, który wykonuje swoje obowiązki w terenie. Śledzenie bilingów oraz obserwowanie liczby przebytych kilometrów umożliwia również kontrolę wydatków na rachunki telefoniczne oraz paliwo do samochodów służbowych. Ewidencja otwieranych plików oraz kontrola dostępu do wybranych programów komputerowych pozwala natomiast na skuteczną ochronę poufnych treści i tajemnic handlowych.

Monitorowanie pracowników stwarza ogromne możliwości dla pracodawcy, lecz jego niewłaściwe stosowanie może się także przyczynić do powstania strat. Dobrze, jeśli kamery służą zachowaniu bezpieczeństwa pracowników w miejscu pracy, kwestia ta przestaje być jednak jednoznaczna, jeśli montaż urządzeń ma na celu wyłącznie sprawdzanie uczciwości podwładnych. I nie chodzi tu nawet wyłącznie o ryzyko kradzieży mienia firmowego, lecz o podejrzenie, że pracownik załatwia prywatne sprawy w czasie pracy. Warto zachować zdrowy rozsądek, gdyż nieuzasadnione oraz zbyt nachalne monitorowanie pracowników może zakończyć się sprawą w sądzie. Zobacz, co zrobić, by się tego ustrzec.

1. Kamery w miejscu pracy

Montowanie kamer w przedsiębiorstwach jest najbardziej popularnym zastosowaniem idei monitoringu pracowników. Urządzenia te pojawiają się zarówno w instytucjach o podwyższonym ryzyku kradzieży, tj. banki, jak również w biurach. Niezależnie od miejsca oraz powodu umieszczenia kamer w firmie zawsze należy uprzedzić pracowników o ich istnieniu. Najlepiej uzyskać też ich zgodę na piśmie. Niedopuszczalne jest ukrywanie kamer w celu sprawdzenia, czy pracownik prawidłowo wykonuje swoje obowiązki lub nie kradnie, szczególnie, jeśli nie ma ku temu żadnych przesłanek. Nie można też umieszczać kamer w toaletach, gdyż mogłoby wtedy dojść do naruszenia prywatności pracowników. Pracodawca, które decyduje się na wykorzystanie tego rodzaju monitoringu w firmie musi zadbać o to, by taśmy z nagraniami nie trafiły w niepowołane ręce, byłoby to bowiem sprzeczne z ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Monitoring czasu spędzanego w Internecie

Współcześni pracodawcy mogą skutecznie sprawdzać, w jaki sposób ich podwładni korzystają z dobrodziejstw Internetu. Dzięki wyspecjalizowanym programom możliwe staje się nie tylko sprawdzanie historii odwiedzanych stron, lecz również oglądanie zrzutów z ekranu w czasie rzeczywistym, kontrola treści wystukiwanych na klawiaturze oraz skanowanie wiadomości z poczty elektronicznej. W przypadku monitoringu Internetu najwięcej kontrowersji wywołuje sprawdzanie emaili. Część osób twierdzi, że takie działanie jest naruszaniem poufności korespondencji oraz zbytnim ingerowaniem w sferę prywatną pracownika. Należy tu jednak rozgraniczyć dwa pojęcia - kontrolowanie wiadomości prywatnych oraz tych, które wysyłane są ze służbowej skrzynki. W pierwszym przypadku istotnie dochodzi do nadużycia ze strony pracodawcy, jednak w drugim już nie, ponieważ szef firmy ma prawo do zapoznania się z korespondencją służbową, prowadzoną przez pracownika. Inna sprawa, jeśli podwładny przesyła prywatne wiadomości ze służbowej skrzynki pocztowej - wtedy pracodawca nie powinien zapoznawać się z treścią emaili. Jeśli jednak liczba takich wiadomości będzie znacząca, może on wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika, który załatwia swoje prywatne sprawy w czasie pracy.

Pracodawca, który zaczyna monitorować aktywność podwładnych w Internecie, powinien ich uprzedzić o systemie kontroli. Najlepiej by też było, gdyby uzyskał zgodę pracowników na jego wprowadzenie  oraz każdorazowo zawiadamiał o istnieniu monitoringu każdą nowo zatrudnioną osobę. Niezwykle istotne jest również pamiętanie o tym, że danych, uzyskanych dzięki systemowi monitorowania pracowników w Internecie nie wolno upubliczniać. Jeśli wiadomości o odwiedzaniu kontrowersyjnych stron lub problemach osobistych pracownika opisanych w mailu staną się jawne dla innych osób zatrudnionych w firmie, to pracodawca będzie musiał się liczyć z koniecznością wypłacenia wysokiego odszkodowania pokrzywdzonemu pracownikowi.

Już niebawem omówimy kolejne metody prowadzenia monitoringu w miejscu pracy. Poruszymy też problem przeszukiwania pracowników na terenie firmy oraz badania ich trzeźwości.

Zanim to jednak nastąpi podzielcie się z nami Waszymi doświadczeniami z monitoringiem. Czy w Twojej firmie istnieje system monitoringu? W jaki sposób kontrolujesz swoich pracowników? Na odpowiedzi czekamy w komentarzach.

W poprzednim artykule omówiliśmy kilka najczęściej popełnianych błędów, które podważają wiarygodność oceny okresowej pracownika. Wspominaliśmy o braku obiektywizmu, który przejawia się w faworyzowaniu niektórych pracowników ze względu na pozytywne pierwsze wrażenie i częsty kontakt z oceniającym oraz zaniżanie oceny, spowodowane kierowaniem się uprzedzeniami i stereotypami. Pisaliśmy również o błędzie niewłaściwej interpretacji zachowań oraz cech osobowościowych oraz nieświadomemu uleganiu mechanizmowi projekcji i atrybucji, jak również tendencji centralnej. Długą listę błędów zakończyliśmy wzmianką o kierowaniu się sympatią, bądź antypatią w ocenianiu pracowników oraz zawyżaniu oceny proporcjonalnie do rangi zajmowanego stanowiska.

Dzisiaj uzupełnimy wspomniany spis pozostałymi błędami natury psychologicznej oraz całym szeregiem błędów wynikających z niewłaściwej organizacji badania efektywności. Jeśli zależy Ci na uzyskaniu rzetelnych ocen okresowych Twoich pracowników, przeczytaj na co warto zwrócić szczególną uwagę w procesie oceniania.

1. Wygląd zewnętrzny jako kryterium oceny

Nie od dziś wiadomo, że wygląd zewnętrzny odgrywa istotną rolę w relacjach społecznych. Niejednokrotnie zdarza nam się nieświadomie postrzegać efektywność pracownika przez pryzmat dominującej cechy jego fizjonomii. Przykładem jest choćby utożsamianie otyłości z lenistwem i brakiem dynamizmu w działaniu lub identyfikowanie piękna zewnętrznego z bystrością umysłu. Posługiwanie się takimi schematami myślowymi w ocenianiu efektywności pracowników jest poważnym błędem. Oceniający często ulegają pokusie faworyzowania osób atrakcyjnych fizycznie, efektem czego jest tworzenie ocen nie popartych rzetelną analizą kompetencji oraz osiągnięć pracowników.

2. Zbytnia pobłażliwość lub surowość

Kolejnym błędem jest zbyt rygorystyczne ocenianie wszystkich pracowników w firmie. Zbytnia surowość w ocenie wiąże się często z naginaniem kryteriów badania i prowadzi do uzyskania subiektywnych wyników. Niesprawiedliwa ocena budzi w pracownikach frustrację, zmniejsza ich motywację do działania oraz uniemożliwia budowanie trwałej więzi z firmą.

Błędem jest również zbytnia pobłażliwość w stosunku do zespołu. Lekceważenie problemu, jakim jest zbyt niska efektywność pracy lub niewłaściwy dobór kompetencji pracowników uniemożliwia wprowadzenie zmian, mających na celu lepsze funkcjonowanie firmy.

3. Błędy organizacyjne

Oprócz błędów natury psychologicznej wyróżniamy również uchybienia techniczne, które skutecznie zakłócają proces oceniania pracowników. Zalicza się do nich:

- niewłaściwe wytyczenie celów badania

- niedostosowanie metody oceniania do przyjętych celów

- brak spójności systemu oceniania pracowników

- niekonsekwencja w stosowaniu procedur

Błędem jest także ignorowanie potrzeb pracowników w systemie oceniania. Niektórzy menedżerowie zapominają o tym, że przed rozpoczęciem badania należy uprzedzić pracowników o terminie sprawdzania efektywności ich pracy. Ostatnim etapem przeprowadzania oceny winno być natomiast wysłanie informacji zwrotnej. Poinformowanie pracownika o wynikach badania sprzyja kreowaniu pozytywnych postaw oraz zaspokaja naturalną potrzebę oceny własnej pracy. Dzięki rozmowie na temat oceny okresowej możliwe staje się też uświadomienie pracownikowi jego mocnych i słabych stron oraz wspólne opracowanie ścieżki rozwojowej w firmie. Podczas przeprowadzania oceny warto również pamiętać o tym, że jej wyniki powinny być poufne dla zespołu pracowników, lecz zarazem całkowicie jawne dla ocenianych jednostek.

Ocena okresowa pracowników ma niezwykle istotne znaczenie w efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Dzięki niej menedżer może poznać mocne i słabe strony ocenianych pracowników oraz skutecznie wytyczyć obszary doskonalenia zawodowego swoich podwładnych. Ocena okresowa pozwala również przeanalizować wydajność i jakość pracy zespołu poprzez porównanie wyników otrzymanych w przeszłości z najnowszymi danymi. W rezultacie menedżer uzyskuje informacje o efektywności swoich pracowników i, w zależności od wyników oceniania, może skutecznie zmodyfikować system motywacji lub wysłać podwładnych na szkolenia kompetencyjne.

Ocena okresowa jest więc ważnym elementem polityki kadrowej, tym bardziej, że niejednokrotnie stanowi podstawę do zmian stanowiskowych - awansów lub zwolnień. Z tego względu niezwykle istotne jest unikanie błędów, które mogą sprawić, iż wyniki oceny pracowników będą nieobiektywne lub niezgodne z wyznaczonymi wcześniej celami. Pomyłka osoby przeprowadzającej badanie efektywności może wpłynąć na powstanie fałszywego obrazu kompetencji zespołu oraz przyczynić się do obrania niewłaściwej polityki kadrowej. Poniżej prezentujemy listę najczęściej popełnianych błędów w procesie oceniania pracowników.

1. Brak obiektywizmu

Osoby wyznaczone do dokonania oceny często podświadomie faworyzują pracowników, z którymi mają najczęstszy kontakt. Tym samym mogą przypisywać więcej zalet współpracownikom z tego samego działu lub kolegom, z którymi spędzają czas również po pracy.

Niejednokrotnie ulegają też pierwszemu wrażeniu, które rzutuje na osąd kompetencji oraz efektywności ocenianej osoby. Inną przyczyną niewłaściwej oceny pracowników może być także tzw. „zjawisko promieniowania”, które polega na kierowaniu się ogólnym wrażeniem, do którego oceniający nagina wszystkie elementy oceny cząstkowej.

O braku obiektywizmu świadczy również uleganie stereotypom oraz wyciąganie wniosków na temat kompetencji pracownika wyłącznie na podstawie jednej, charakterystycznej cechy osobowościowej lub pojedynczego zdarzenia. Wciąż poważnym problemem jest kierowanie się uprzedzeniami związanymi z rasą, płcią, wiekiem oraz pochodzeniem.

2. Niewłaściwa interpretacja cech lub zachowań

Kolejnym błędem jest dokonywanie fałszywej interpretacji cech lub zachowań pracowników. Wyciąganie niewłaściwych wniosków może być efektem nieświadomego przenoszenia cech własnych na oceniane osoby (tzw. mechanizm projekcji) lub projekcji cech innych osób, np. członków tego samego zespołu, bądź pracowników na tym samym szczeblu hierarchii w firmie (tzw. mechanizm atrybucji). Błędem jest także uleganie tendencji centralnej, zgodnie z którą oceniający postrzega wszystkich pracowników przez pryzmat przeciętnych cech, postaw oraz osiągnięć.

3. Sympatie i antypatie oceniającego

Częstym błędem w ocenianiu pracowników jest kierowanie się sympatią, bądź antypatią w stosunku do niektórych osób. Na niewłaściwy wynik oceny okresowej może wpłynąć również lęk oceniającego przed narażeniem się swoim kolegom z pracy oraz przełożonym. Efektem tego jest pozytywne ocenianie osób zajmujących wyższe stanowiska, niezależnie od ich rzeczywistej efektywności.

Omówiliśmy dzisiaj tylko niektóre błędy, które wpływają negatywnie na wiarygodność oceny okresowej pracowników. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat nieprawidłowości w ocenianiu podwładnych, to koniecznie zajrzyj jutro na naszego bloga.

Co to jest assessment center?

Assessment center cieszy się rosnącą popularnością wśród pracodawców, którym zależy na jak najlepszym poznaniu zalet i wad przyszłego pracownika. Metoda ta daje o wiele większe możliwości od zwykłej rozmowy kwalifikacyjnej, gdyż umożliwia sprawdzenie predyspozycji osobowościowych kandydata, jego poziomu inteligencji oraz konkretnych umiejętności związanych z danym stanowiskiem.

Pomimo dużej efektywności metody, jaką jest assessment center, nie można powiedzieć, iż jej wykorzystanie daje stuprocentową pewność na wyłonienie najlepszego kandydata. Nawet osoba, która uzyskała maksymalną liczbę punktów na wszystkich testach może nie sprawdzić się na danym stanowisku. Ankiety uwzględniają bowiem jedynie predyspozycje oraz cechy kandydata w czasie teraźniejszym i nie można na ich podstawie wnioskować, czy po kilku lub kilkunastu miesiącach pracy w firmie będzie on nadal dobrze wykonywał swoje obowiązki zawodowe.

Assessment center w pigułce

Pierwszym krokiem do skutecznego przeprowadzenia badania jest stworzenie analizy stanowiska, którego ma dotyczyć rekrutacja. Dzięki uwzględnieniu specyfiki danego stanowiska możliwe będzie opracowanie profilu idealnego kandydata. Kolejnym etapem jest wybór testów i zadań pod kątem określonych kompetencji oraz cech osobowościowych, przydatnych w danym zawodzie. Po opracowaniu scenariusza działań możliwe jest rozpoczęcie badania, w którym bierze udział od kilku do kilkunastu kandydatów.

W każdej sesji assessment center uczestniczą również psychologowie, którzy czuwają nad poprawnym przeprowadzaniem testów oraz interpretują ich wyniki. W badaniu biorą zwykle udział także specjaliści ds. rekrutacji oraz specjalnie przeszkoleni menedżerowie.

Co można sprawdzić za pomocą assessment center?

Badania assessment center umożliwiają uzyskanie wszechstronnej wiedzy o kompetencjach oraz cechach osobowościowych kandydata. Dzięki zróżnicowanym testom pracodawca jest w stanie sprawdzić m.in. stopień komunikatywności kandydata, jego kreatywność lub odporność na stres. Dużym zainteresowaniem cieszą się nie tylko badania osobowości, lecz również inteligencji przyszłego pracownika. Umożliwiają one poznanie szybkości procesów myślowych, umiejętności kojarzenia faktów oraz zdolności logicznego myślenia. Do najbardziej skutecznych należą jednak testy umiejętności, które sprawdzają konkretne kwalifikacje, wykorzystywane najczęściej na danym stanowisku. Wyniki sprawdzianu umiejętności dadzą pracodawcy pełen obraz przydatności kandydata do pracy, jeśli zostaną uzupełnione również odpowiedziami na testy merytoryczne.

Assessment center zakłada także poznanie zalet i wad kandydatów poprzez obserwowanie ich zachowania podczas wykonywania zróżnicowanych zadań. Niektóre z nich bazują na realnych problemach, które pojawiają się w związku z pełnieniem danego stanowiska. Na podstawie obserwacji sposobu, w jaki kandydat wykonał zadanie można prognozować, jak upora się z rzeczywistym problemem, który przyjdzie mu rozwiązać, jeśli zdobędzie pracę. Przykładem takiego badania może być np. symulacja rozmowy telefonicznej z klientem, przygotowanie prezentacji lub wygłoszenie przemówienia.

W ramach assessment center kandydaci mogą zostać również zaproszeni do dyskusji lub wspólnego wykonania zadania. Dzięki temu możliwe staje się sprawdzenie umiejętności pracy w grupie i stopnia komunikatywności kandydatów oraz rozpoznanie cech przywódczych u poszczególnych osób.