Service Coordinator - remote work

About us:

Friendly Solutions Polska Sp. z o.o. is an information technology consulting firm, dedicated to providing comprehensive technology solutions for specific business needs. Every client is serviced on an individual basis and our solutions are constructed to fit specific client business challenges.

 

Job description:

The Service Coordinator reports to the Director of Client Services and is primarily responsible for managing all activities to execute and complete a work order. This position will handle on-site technician calls, develop quotes, assisting technicians order parts, communicate NTE change requirements, ensure all pictures and sign off documents are received, and move the work order ticket into an “OK to Invoice” status.

Besides delivering outstanding customer satisfaction to both external and internal customers, the Service Coordinator has responsibility for ensuring all client work order requests are completed on-time and on-budget, and that they meet the client scope and SLA requirements. This will be accomplished by working closely with technicians, account management and members of the invoicing and accounting teams.

In order to deliver flawless execution, the successful Service Coordinator must have strong people and communications skills, be highly organized and able to multi-task, be able to work in a fast-paced environment to meet stringent customer expectations, and have a good understanding of call centers, dispatching, scheduling, facilities maintenance practices and the retail environment.

 

Responsibilities:

• Handle all communications from the field while work is being executed.
• Monitor CLM’s internal CRM system for work order assignments and communicate with customer in regards to service.
• Overview technician’s service grid schedule, coordinate callbacks and special routing needs.
• Through collaboration with account managers and technicians create quotes, monitor for client approvals, and handle NTE changes.
• Update CRM and all 3rd party systems with appropriate notes.
• Monitor all work in progress to ensure complete and timely execution.
• Communicate with technician about scope of work, customer requirements and ensure all picture and paperwork requirements are fulfilled.
• Source, negotiate prices, and hire vendors to complete work orders.
• Works as a member of the On-Call and after-hours coverage team.
• Take on additional tasks and responsibilities as required

 

Requirements

• Demonstrates financial literacy and general knowledge of business practices.
• Readiness to work between 5:00 and 13:00 Central European time.
• Experience in building relationships between people and departments.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Problem solving and analytical experience.
• Time management and organizational skills; ability to manage multiple projects at once, prioritize them and complete by target date.
• Thrives in a dynamic, fast growing company; brings high energy and enthusiasm.
• Professional demeanor.
• High level of computer literacy. Technically competent with various software programs such as MapPoint, Outlook, MS Word, Excel, Power Point and navigating within a computer.
• Competent and proficient understanding of follow-up and working within a Customer Relationship Management tool.  

 

RODO:

1. Administratorem Twoich danych osobowych będzie Friendly Solutions Polska Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Leszczyńskiego 4/29.

2. Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w celu przeprowadzenia rekrutacji wskazanej w ofercie pracy oraz do celów przyszłych rekrutacji, jeśli wyraziłeś stosowną zgodę w treści swojej aplikacji.

3. Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji.

4. Twoje dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych ustawach szczegółowych (według wymogów ogłoszenia), przetwarzamy w oparciu o przepisy prawa i ich podanie jest konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Pozostałe dane osobowe (np. Twój wizerunek) przetwarzamy na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, którą wyraziłaś/eś, wysyłając nam swoje zgłoszenie rekrutacyjne.

5. Przekazujemy Twoje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy, do następujących krajów: USA.

6. Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu przez okres 1 roku od momentu otrzymania od Ciebie aplikacji.

7. Twoje dane osobowe możemy przechowywać dla celów ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji przez okres 1 roku, liczonego od momentu zakończenia procesu rekrutacji, w której brałeś udział.

8. Administrator nie przekazuje Twoich danych do innych podmiotów.

9. W każdym czasie możesz cofnąć zgodę, kontaktując się z nami kontaktując się z nami poprzez wiadomość na portalu OLX. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

10. Masz prawo dostępu do swoich danych, w tym uzyskania ich kopii, żądania sprostowania danych, żądania ich usunięcia, żądania ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych (na których przetwarzanie wyraziłeś zgodę) do innego administratora danych.

11. Masz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.