Rekrutacja nowych pracowników wiąże się z wieloma kosztami. W jaki sposób je zredukować, nie rezygnując z pozyskania wartościowych kadr?
Zatrudnienie nowego pracownika to proces czasochłonny i kosztowny. Obejmuje on:
- publikację ogłoszeń,
- przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych,
- weryfikację kandydatów,
- a także ich zatrudnienie i wdrożenie.
Każdy z tych etapów generuje konkretne wydatki. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej kosztom rekrutacji pracowników oraz możliwościom ich optymalizacji.
Najważniejsze informacje
- Rekrutacja pracowników to proces generujący wysokie koszty dla firmy
- Można zredukować koszty rekrutacji bez utraty jakości zatrudnianych osób
- Kluczowe jest odpowiednie zaplanowanie i zautomatyzowanie procesu rekrutacji
Główne koszty w procesie rekrutacji pracowników
Koszty publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych
Pierwszym krokiem w rekrutacji jest publikacja ogłoszenia o pracę. Im więcej ogłoszeń, tym wyższe koszty. Najczęściej firmy umieszczają oferty na portalach rekrutacyjnych oraz w mediach (prasa, radio, outdoor). Stawki za emisję ogłoszenia wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Przykładowo, koszt pojedynczego ogłoszenia na Pracuj.pl to wydatek rzędu nawet kilkuset złotych. Dodatkowo dochodzą koszty przygotowania kreacji graficznych.
Koszty pracy rekruterów
Kolejny istotny koszt to zaangażowanie czasu pracy rekruterów i specjalistów HR. Muszą oni przejrzeć setki CV, przeprowadzić rozmowy rekrutacyjne, sprawdzić referencje, zweryfikować umiejętności kandydatów itd. Szacuje się, że rekruter potrzebuje około 5-15 godzin na zrekrutowanie jednego pracownika. Przy stawce godzinowej rzędu 70-100 zł, daje to koszt nawet 1500 zł na rekrutację jednej osoby.
Wynagrodzenia nowych pracowników
Trzeba pamiętać, że zatrudnienie nowego pracownika to także konkretny wydatek w postaci jego wynagrodzenia, premii oraz świadczeń pozapłacowych. W zależności od stanowiska i branży roczny koszt zatrudnienia jednego pracownika wynosi od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych.
Koszty wdrożenia i szkoleń
Nowi pracownicy wymagają wsparcia w procesie onboardingu, szkoleń wprowadzających i branżowych. To również generuje koszty w postaci czasu pracy osób prowadzących szkolenia, materiałów, a czasem zewnętrznych trenerów. Dobre wdrożenie nowego pracownika zajmuje około 3 miesięcy. Biorąc pod uwagę zaangażowanie HR oraz trenerów, łączny koszt może wynieść nawet kilkanaście tysięcy złotych.
Koszty utraconej produktywności
W czasie, gdy dane stanowisko pozostaje nieobsadzone, firma traci potencjalne zyski. Jeśli np. programista zarabia dla firmy 20 000 zł miesięcznie, a rekrutacja na jego miejsce trwa 2 miesiące, daje to 40 000 zł strat. Tę utratę możliwości także trzeba wliczyć w koszty rekrutacji.
Koszty employer brandingu
Aby przyciągać wartościowych kandydatów, firmy muszą budować swoją markę pracodawcy (EB). Obejmuje to m.in. koszty kampanii w mediach społecznościowych, eventów rekrutacyjnych, produkcji materiałów. EB pochłania często setki tysięcy złotych rocznie. Jednak dobrze zbudowana marka zwraca się w postaci lepszych kandydatów i niższych kosztów rekrutacji.
Koszty rotacji pracowników
Rotacja oznacza, że pracownicy odchodzą z firmy i trzeba ponownie przeprowadzać rekrutację na zwolnione miejsce. Im wyższa rotacja, tym częściej należy powtarzać kosztowny proces rekrutacji nowej osoby. Dlatego duża rotacja może znacząco podnieść całkowite koszty zatrudniania nowych osób.
Koszty integracji i adaptacji
Po zatrudnieniu, pracownik musi zintegrować się z nowym zespołem i dostosować do kultury organizacji. Ten proces także angażuje zasoby HR i menedżerów, co oznacza konkretne koszty. Nieudana integracja i adaptacja często kończy się odejściem pracownika, a to generuje kolejne wydatki.
Jak minimalizować koszty rekrutacji pracowników?
Automatyzacja procesu rekrutacji
Narzędzia ATS (Applicant Tracking System) pozwalają zautomatyzować wiele procesów, takich jak przesiewanie CV, schedule rozmów czy wysyłanie masowych e-maili. Pozwala to zaoszczędzić czas pracy rekruterów nawet o 60-80% i znacząco przyspieszyć rekrutację.
Optymalizacja employer brandingu
Silna marka pracodawcy przyciąga więcej wartościowych kandydatów. Dzięki temu spada potrzeba masowego publikowania ogłoszeń rekrutacyjnych i można skupić się na rekrutacji celowanej. Dobry EB to także lepsza retencja pracowników.
Negocjowanie stawek z agencjami rekrutacyjnymi
Warto negocjować niższe stawki lub zryczałtowane opłaty przy długofalowej współpracy z agencją rekrutacyjną. Prowizje rekrutacyjne można czasem obniżyć nawet o 20-40%.
Warto też dodatkowo skoszystać z darmowych portali ogłoszeniowych, jak np. zarabiaj.pl.
Szkolenia dla rekruterów i HR
Regularne podnoszenie kompetencji zespołu rekrutacyjnego zwiększa efektywność procesu rekrutacji, co obniża jej całkowite koszty. Szkolenia to niewielki wydatek, który szybko zwraca się w postaci lepszych rezultatów.
Automatyzacja wdrożeń
Platformy e-learningowe i systemy wdrożeniowe ułatwiają szybsze i tańsze wdrażanie nowych pracowników. Pozwalają zaoszczędzić czas opiekunów i zredukować koszty szkoleń stacjonarnych.
Rekrutacja wewnętrzna
Stawianie na awanse i rekrutację wewnętrzną pozwala ograniczyć koszty zewnętrznej rekrutacji. Docenia to pracowników i buduje pozytywny wizerunek firmy.
Programy poleceń
Zachęcanie obecnych pracowników do polecania wakatów wśród znajomych to kolejny sposób na tańszą i szybszą rekrutację. Systemy poleceń działają, bo ludzie chętnie polecą dobrego pracodawcę.
Analiza danych rekrutacyjnych
Śledzenie i analiza kluczowych metryk, takich jak czas rekrutacji, koszt na osobę czy rotacja nowych pracowników, pozwala lepiej kontrolować i optymalizować cały proces.
Jak obliczyć koszt rekrutacji pracownika?
Aby precyzyjnie obliczyć koszt rekrutacji pojedynczego pracownika, należy:
- Zsumować wszystkie bezpośrednie wydatki związane z rekrutacją w danym okresie – koszt ogłoszeń, opłaty dla agencji, koszt badań kandydatów itp.
- Oszacować koszt czasu pracy rekruterów i innych osób zaangażowanych w rekrutację w tym okresie.
- Dodać koszty wdrożenia jednego nowego pracownika – szkolenia, wsparcie opiekuna itp.
- Uwzględnić koszt utraconych korzyści przez wakaty w tym czasie.
- Uwzględnić koszty employer brandingu służące rekrutacji.
- Zsumować wszystkie te koszty.
- Podzielić całkowitą sumę przez liczbę zatrudnionych osób w analizowanym okresie.
Tak wykonane obliczenie daje całościowy koszt rekrutacji pojedynczego pracownika. Należy je powtarzać cyklicznie, by mieć pełny ogląd tej kategorii wydatków.
Podsumowanie
Rekrutacja pracowników to złożony i kosztowny proces. Można jednak zredukować te koszty poprzez automatyzację employer brandingu oraz poprawę efektywności działu HR. Kluczowe jest też odpowiednie zaplanowanie i monitorowanie budżetu rekrutacji. Wówczas firma zyskuje możliwość zatrudniania wartościowych osób bez generowania ogromnych i zbędnych kosztów tego procesu.
Najczęściej zadawane pytania
Jak oszacować średni koszt rekrutacji pracownika?
Aby przybliżyć koszt rekrutacji pojedynczego pracownika, należy zsumować wszystkie wydatki związane z rekrutacją w danym okresie i podzielić przez liczbę zatrudnionych osób.
Jakie narzędzia warto wykorzystać do automatyzacji rekrutacji?
Do automatyzacji rekrutacji przydatne są systemy ATS, roboty rekrutacyjne, programy do przeprowadzania wideo-rozmów, czy elektroniczne testy kandydatów.
Jak budować markę pracodawcy bez dużego budżetu?
Aby budować markę pracodawcy tanio i skutecznie, warto postawić na content marketing w mediach społecznościowych, programy ambasadorów marki czy działania CSR angażujące pracowników.