Rozmowa kwalifikacyjna jest nie tylko prawdziwym wyzwaniem dla kandydatów, ale również sprawdzianem umiejętności rekrutera. Trafność podjętej przez niego decyzji zależy w dużej mierze od wyboru sposobu przeprowadzenia rozmowy.

Metod jest wiele, lecz do najczęściej stosowanych należą wywiad ustrukturalizowany oraz nieustrukturalizowany. Który z nich jest bardziej skuteczny?

1. Wywiad nieustrukturalizowany, czyli rozmowa bez planu.

Najbardziej popularną metodą rekrutowania pracowników jest przeprowadzanie wywiadu nieustrukturalizowanego, który polega na zadawaniu pytań odnoszących się do profilu konkretnego kandydata. Specjalista ds. rekrutacji nie przygotowuje więc jednolitego zestawu pytań dla wszystkich osób starających się o pracę, lecz dostosowuje je każdorazowo do rozmówcy. Pytania są zwykle różnicowane ze względu na informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych, może się jednak zdarzyć, że podczas rozmowy zostaną poruszone tematy nie związane bezpośrednio ze stanowiskiem – np. zainteresowania kandydata.

Wielu rekruterów wychodzi z założenia, że popularny wywiad nieustrukturalizowany pozwala na lepsze poznanie osób starających się o pracę i w rezultacie umożliwia podjęcie trafnej decyzji dotyczącej zatrudnienia odpowiedniego kandydata.

Zadawanie pytań w oparciu o dokumenty aplikacyjne faktycznie pozwala na uzyskanie pełniejszego obrazu kwalifikacji kandydata, lecz równocześnie wpływa negatywnie na bezstronność rekrutera. Osoba biorąca udział w rozmowie kwalifikacyjnej stara się zwykle wywrzeć jak najlepsze wrażenie na prowadzącym rekrutację. Niektórzy kandydaci starają się wzbudzić sympatię u rekrutera poprzez potwierdzanie jego opinii oraz postaw, inni natomiast skupiają się przede wszystkim na promowaniu własnych osiągnięć. Zdarza się też, że specjalista ds. rekrutacji podświadomie ocenia bardziej pozytywnie osoby atrakcyjne fizycznie lub takie, które podzielają jego hobby.

Ze względu na swoją luźniejszą formułę wywiad nieustrukturalizowany sprzyja popełnianiu błędów, wynikających z nieumiejętności dokonywania sprawiedliwej oceny kwalifikacji kandydatów. Może się więc zdarzyć, że osoba oceniona pozytywnie przez jednego rekrutera nie zostałaby nawet dopuszczona do kolejnego etapu rekrutacji przez innego HR-owca. Jak uniknąć tego typu błędów? Jedną z możliwości jest wybór bardziej skutecznego wywiadu ustrukturalizowanego.

2. Wywiad ustrukturalizowany, czyli jeden zestaw pytań dla wszystkich.

Istotą tego wywiadu jest prowadzenie rozmowy według uniwersalnej listy pytań, zadawanych wszystkim kandydatom. Niewątpliwą zaletą stosowania tej metody jest ograniczenie do minimum wpływu czynników osobistych na wybór przyszłego pracownika.

W celu wyeliminowania subiektywnych odczuć u rekrutera stosuje się formularz, zawierający przygotowany wcześniej zestaw pytań. Rozmowa z każdym kandydatem przebiega według tego samego wzorca, a wszystkie odpowiedzi są na bieżąco wpisywane do formularza.

Choć wywiady ustrukturalizowane mogą niektórych odstraszać wysokim stopniem sformalizowania, to jednak wyniki badań psychologicznych jednoznacznie wskazują na ich wyjątkową skuteczność. Według nowojorskich badaczy rekruterzy stosujący tę metodę mają dwukrotnie większą szansę na wybór odpowiedniego kandydata, niż HR-owcy preferujący wywiady nieustrukturalizowane.

Najczęstsze błędy rekruterów

Głównym celem rozmowy kwalifikacyjnej jest wyłonienie najlepszego kandydata na dane stanowisko. Niewielu specjalistów ds. rekrutacji pamięta jednak o tym, że podczas spotkania w sprawie pracy w pamięci kandydata utrwala się wizerunek firmy. To, czy skojarzenia związane z potencjalnym, pracodawcą będą pozytywne lub negatywne zależy przede wszystkim od samego HR-owca. Czego nie należy robić podczas rozmowy kwalifikacyjnej, by nie zniszczyć wizerunku firmy?

Odbieranie telefonów.

Kandydaci przychodzący na rozmowę kwalifikacyjną zwyczajowo wyciszają swoje telefony i odbierają je wyłącznie w sytuacjach awaryjnych. Trudno wymagać od rekrutera, by był niedostępny dla swoich przełożonych lub klientów w godzinach pracy, nie znaczy to jednak, że powinien on narażać rozmówcę na ciągłe wysłuchiwanie dzwonka telefonu. Niektórzy specjaliści ds. rekrutacji posuwają się o krok dalej i bez uprzedzenia przerywają rozmowę z kandydatem, by dokończyć prywatną dyskusję telefoniczną. Takie zachowania są niedopuszczalne i świadczą o lekceważącym stosunku do potencjalnego pracownika, a także wpływają negatywnie na kreowanie wizerunku firmy.

Co zrobić, by pozostać w zasięgu szefa i klientów, a równocześnie nie urazić kandydata?

Najlepiej dyskretnie położyć na biurku wyciszony telefon tak, aby nie musieć reagować na dźwięk każdego smsa, lecz w razie potrzeby móc odebrać połączenie. Przed rozpoczęciem rozmowy telefonicznej warto przeprosić kandydata i zapytać, czy nie ma nic przeciwko. Po odłożeniu słuchawki miłym gestem będzie podziękowanie za wyrozumiałość i wyjaśnienie, że w grę wchodziła sprawa nie cierpiąca zwłoki.

Brak przygotowania do rozmowy

Rekruter, który przed przystąpieniem do rozmowy kwalifikacyjnej nie zapoznał się z dokumentami kandydata zachowuje się nieprofesjonalnie i naraża swojego rozmówcę na stratę czasu.

Dla zaproszonej na spotkanie osoby nie ma nic bardziej frustrującego niż świadomość, że HR-owiec nie zdążył przeczytać CV, ani zastanowić się o co tak naprawdę chce zapytać kandydata.

Efektem braku przygotowania jest też często przekręcanie nazwiska i nazw poprzednich pracodawców oraz mylenie nazwy miejscowości. Takie zachowanie nie tylko wpływa na budowanie negatywnego wizerunku całej firmy w oczach kandydata, lecz również może przyczynić się do niewłaściwej oceny kompetencji potencjalnego pracownika.

Chaotyczne przeglądanie CV oraz zadawanie banalnych, nie popartych wcześniejszą analizą dokumentów, pytań nie sprzyja bowiem wyłonieniu najlepszego kandydata na dane stanowisko.

Brak zainteresowania rozmówcą

Każdego HR-owca powinno cechować zainteresowanie tym, co ma do powiedzenia kandydat. Jego rolą jest przecież dokonanie wyboru osoby, która stanie się integralną częścią firmowego zespołu.

Niestety, nie wszyscy rekruterzy podchodzą do swojej pracy wystarczająco poważnie i stawiają potencjalnego pracownika na pierwszym miejscu. Prawdziwą zmorą kandydatów jest konieczność wysłuchiwania rozmaitych dygresji, które niekiedy sprowadzają rozmowę na tory zupełnie z rekrutacją nie związane.

Warto zdać sobie sprawę z tego, że kandydat potencjalnie nie będzie zainteresowany poglądami lub zabawnymi historiami z życia HR-owca, ponieważ jego głównym zamiarem jest zaprezentowanie swojej osoby w celu zdobycia pracy.

Brak aktywnego słuchania oraz skupienia na kwestiach ściśle związanych z rekrutacją jest równoznaczny z lekceważeniem czasu kandydata. Takie zachowanie przyczynia się do budowania wizerunku firmy, której profesjonalizm nie jest najmocniejszą stroną.