Klauzula CV to krótkie oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Wstaw ją na samym dole życiorysu, w mniejszej czcionce. Musi odwoływać się do RODO oraz do ustawy z 10 maja 2018 roku. Stara formułka z 1997 roku jest nieważna. Gotowe wzory do skopiowania znajdziesz poniżej.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • jak brzmi aktualna zgoda RODO i którą wersję wybrać
  • gdzie dokładnie umieścić ją w dokumencie i jaką czcionką
  • kiedy potrzebujesz osobnego oświadczenia o przyszłych rekrutacjach
  • jak wygląda ta formuła po angielsku i po niemiecku.
Klauzula CV RODO - zgoda na przetwarzanie danych

1. Czym jest klauzula RODO i dlaczego jej brak szkodzi?

To kilka zdań, w których zgadzasz się na przetwarzanie swoich danych przez określoną firmę. Cel jest jeden: udział w rekrutacji.

Bez tego oświadczenia Twoja aplikacja staje się problematyczna. Osoba prowadząca nabór nie ma pewnej podstawy prawnej, by przechowywać Twój życiorys. Wiele organizacji po prostu odrzuca takie zgłoszenia. Nawet najlepiej napisane CV nie pomoże, jeśli nikt go nie otworzy.

Dlaczego w ogóle potrzebujesz zgody? Kodeks pracy (art. 22(1)) pozwala firmie żądać od Ciebie wyłącznie podstawowych informacji. To imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia.

Reszta wymaga Twojej zgody. A w życiorysie zwykle podajesz znacznie więcej: zdjęcie, zainteresowania, czasem stan cywilny. Właśnie dla tych informacji formułka jest niezbędna.

2. Aktualna Klauzula CV: wzory do skopiowania

Zasada numer jeden brzmi: jeśli w ogłoszeniu podano treść zgody, użyj dokładnie tej treści. Firma zna swoje procedury i chce konkretnego brzmienia. Nie wymyślaj własnej wersji.

Gdy oferta milczy na ten temat, skorzystaj z jednego z trzech poniższych wzorów.

Wersja krótka (bezpieczny standard)

Sprawdza się w większości naborów. Jest prosta i wskazuje konkretnego odbiorcę danych.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w CV przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikuję.

Wersja z podstawą prawną (rozbudowana)

Wybierz ją, gdy aplikujesz do korporacji, instytucji publicznej lub kancelarii. Powołuje się wprost na przepisy.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Zgoda na przyszłe rekrutacje

Podstawowe oświadczenie działa tylko przy jednym naborze. Po jego zakończeniu firma powinna usunąć Twoje dokumenty.

Chcesz zostać w bazie kandydatów? Dopisz drugie zdanie pod pierwszym.

Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.

To dobry ruch, jeśli zależy Ci na pracy w danej organizacji. Rekrutacja na podobną rolę potrafi ruszyć dopiero po kilku miesiącach. Wtedy specjalista HR sięgnie po zgłoszenia z archiwum.

3. Gdzie wstawić zgodę RODO w życiorysie?

Miejsce jest jedno: sam dół dokumentu, najlepiej w stopce. Nie na górze ani w środku sekcji dotyczącej doświadczenia.

Kilka wskazówek technicznych:

  • czcionka: mniejsza niż tekst główny, około 8 punktów
  • kolor: ciemniejszy szary, nigdy bardzo jasny (systemy ATS gorzej odczytują niski kontrast)
  • dwie strony: powtórz formułkę w stopce każdej z nich
  • układ: trzymaj się dolnej krawędzi, bo boczne kolumny psują parsowanie pliku.

Zgoda ma być czytelna, ale nie może przykuwać uwagi. To tło prawne dokumentu, a nie Twój atut. Cała reszta strony ma pracować na Twoje umiejętności i doświadczenie.

4. List motywacyjny, mail i portale pracy

Wysyłasz list motywacyjny razem z życiorysem? Wtedy zgoda w CV wystarczy. Powtarzanie jej w drugim pliku niczego nie zmienia.

Sytuacja wygląda inaczej, gdy list albo podanie o pracę trafia osobno. Taki dokument też zawiera dane osobowe, więc dodaj formułkę na jego końcu.

W treści maila z CV oświadczenie jest zbędne. Załącznik zawiera już wszystko, czego potrzeba.

Na dużych portalach (Pracuj.pl, LinkedIn, systemy ATS) zgodę wyrażasz zwykle, zaznaczając odpowiednie okienko. Klauzula w pliku PDF traci wtedy znaczenie prawne. Zostaw ją mimo wszystko. Jeden plik zadziała wtedy w każdym kanale aplikowania.

5. Zgoda na przetwarzanie danych po angielsku i niemiecku

RODO obowiązuje w całej Unii Europejskiej. Piszesz życiorys w obcym języku dla firmy z UE? Oświadczenie także musi być w tym języku.

Nie tłumacz polskiej wersji słowo w słowo. Użyj gotowej formuły.

I hereby consent to the processing of my personal data included in my application by [company name] for the purposes of the recruitment process, in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR).

Wersja niemiecka wygląda tak:

Ich stimme der Verarbeitung meiner im Lebenslauf enthaltenen personenbezogenen Daten durch [Firmenname] zum Zweck des Bewerbungsverfahrens gemäß der DSGVO zu.

Jeden wyjątek warto zapamiętać. Aplikujesz do firmy w Stanach Zjednoczonych? Zgody RODO tam nie wpisuj. Amerykańskie resume takiej sekcji nie zawiera, a rekruter uznałby ją za dziwactwo. Podobnie działa to w pracy za granicą poza Unią.

6. Najczęstsze błędy w klauzuli CV

Najpoważniejszy z nich to stara formuła sprzed 2018 roku. Zaczyna się od słów zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych. Ta ustawa nie obowiązuje. Powoływanie się na nią wygląda na bezmyślne kopiowanie szablonu z internetu.

Pozostałe pułapki:

  • zgoda bez podstawy prawnej: samo „wyrażam zgodę na przetwarzanie danych” bywa uznane za zbyt ogólne
  • zła nazwa firmy: klasyczny efekt masowej wysyłki, wpisujesz poprzedniego adresata
  • brak formułki na drugiej stronie: stopka powinna pojawić się na obu
  • zgoda przepisana z ogłoszenia innej organizacji: brzmi poprawnie, ale wskazuje nie tego administratora.

Ostatni punkt zdarza się częściej, niż myślisz. Przeczytaj więc swoją stopkę na głos, zanim klikniesz „Wyślij”.

7. Czy możesz wycofać zgodę?

Tak, w dowolnym momencie. Wystarczy mail do firmy z prośbą o usunięcie Twoich dokumentów.

Organizacja ma wtedy obowiązek skasować dane. Wcześniejsze przetwarzanie pozostaje zgodne z prawem, ale od momentu cofnięcia zgody podstawa prawna znika. Nadzór nad tym sprawuje Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Masz też prawo zapytać, jakie informacje o Tobie firma przechowuje i przez jaki czas. Standardem przy zgodzie na przyszłe nabory jest 12 miesięcy. Ta wiedza przydaje się również wtedy, gdy wypełniasz kwestionariusz osobowy po otrzymaniu oferty.

Podsumowanie

Zgoda RODO to najmniej kreatywna część życiorysu, ale bez niej reszta traci sens. Skopiuj jedną z wersji z tego artykułu, wstaw nazwę firmy i zjedź do stopki dokumentu.

Zajrzyj jeszcze do oferty. Jeśli pracodawca podał własne brzmienie oświadczenia, użyj dokładnie jego. To najprostszy sposób, żeby uniknąć problemu.

Piszesz życiorys od zera? Stwórz go w darmowym kreatorze CV, a poprawna zgoda RODO trafi na dół strony automatycznie.

Potem możesz wrócić do rzeczy, które faktycznie decydują o zatrudnieniu. Przeczytaj również, jak brzmią najczęstsze pytania na rozmowie kwalifikacyjnej i które kompetencje miękkie i twarde warto podkreślić.

Źródła