List motywacyjny jest obok życiorysu zawodowego najbardziej popularnym dokumentem wymaganym od kandydatów poszukujących pracy. Choć traktuje się go zwykle jako dopełnienie CV, to jednak odgrywa on istotną rolę w procesie rekrutacyjnym. Dobry list motywacyjny umożliwi ci zaprezentowanie rekruterowi atutów, na które zabrakło miejsca w życiorysie. Za pomocą tego dokumentu możesz przekonać pracodawcę, że posiadasz wszystkie cechy najlepszego kandydata. Nie zmarnuj tej szansy! Zobacz, w jaki sposób napisać list motywacyjny, aby zawierał najważniejsze informacje i pomógł ci zdobyć dobrą pracę.

Forma listu motywacyjnego

List motywacyjny jest oficjalnym dokumentem, którego forma powinna być podporządkowana określonym regułom. Warto więc napisać list na komputerze, chyba że pracodawca wyraźnie zażyczył sobie, by dokument ten był tworzony odręcznie (niektóre firmy oddają aplikacje kandydatów do analizy grafologicznej). Idealny pod względem formalnym list to biała, jednostronnie zadrukowana kartka A4.

Użyta przez ciebie czcionka powinna być czytelna i pozbawiona zbędnych zdobień – odpowiedni będzie na przykład krój Arial lub Times New Roman.

Istotny jest też układ graficzny dokumentu – w lewym górnym rogu umieść swoje imię, nazwisko, adres oraz dane kontaktowe, a po prawej stronie zapisz datę oraz nazwę miejscowości. Poniżej powinno znaleźć się imię i nazwisko oraz nazwa stanowiska osoby, do której adresujesz list motywacyjny. Jeśli nie znasz danych rekrutera, umieść w tym miejscu nazwę firmy, w której chcesz pracować. Pamiętaj o podzieleniu treści listu na akapity oraz o wyodrębnieniu takich części, jak wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Jeśli wysyłasz dokument pocztą tradycyjną, nie zapomnij o podpisie u dołu listu. Musi być on wykonany odręcznie.

Ważne jest też stosowanie odpowiednich zwrotów grzecznościowych, takich jak: „Szanowni Państwo / Szanowna Pani / Szanowny Panie” (najlepiej zwrócić się do konkretnej osoby) na początku i „z poważaniem” lub „łączę wyrazy szacunku” na końcu listu motywacyjnego.

Poprzez zachowanie wymogów formalnych podkreślasz swój poważny stosunek do pracodawcy, nie lekceważ więc strony graficznej dokumentu.

Zadbaj o estetykę dokumentu

List motywacyjny jest zarazem oficjalnym dokumentem oraz twoją wizytówką, dlatego warto zadbać o jego elegancki wygląd. Powinien składać się z kilku akapitów zapisanych na białej kartce A4, a także danych adresata i nadawcy. Jeśli aplikujesz na stanowisko niezwiązane z reklamą lub branżą medialną, unikaj zbędnych ozdobników, fantazyjnych krojów pisma, pogrubień oraz kursywy. Źle widziane są również nietypowe zestawienia kolorystyczne, np. żółte litery na niebieskim tle, które utrudniają przeczytanie dokumentu. Jeśli chcesz, żeby list motywacyjny wyglądał elegancko, wybierz czytelny krój pisma w czarnym kolorze i zrezygnuj z kolorowego tła.

Jeżeli decydujesz się na konkretną szatę graficzną, dobrą praktyką jest CV i list motywacyjny w tym samym stylu. Dodatkowo jest to jasny komunikat dla rekrutera, że oba dokumenty stworzyła ta sama osoba. Każdy sposób na wyróżnienie, gdy odpowiadasz na ogłoszenie, jest ważny.

Treść listu motywacyjnego

Przejdźmy teraz do treści listu motywacyjnego, która ma być na tyle interesująca i spójna, by wzbudzić zainteresowanie twojego pracodawcy. Przede wszystkim napisz, gdzie znalazłeś ofertę pracy i co sprawiło, że postanowiłeś na nią odpowiedzieć. Następnie skup się na wszystkich wymogach dotyczących stanowiska, na które aplikujesz i postaraj się przekonać pracodawcę, że posiadasz odpowiednie kwalifikacje oraz predyspozycje osobowościowe potrzebne do pełnienia danej funkcji. Nie bądź jednak gołosłowny – jeśli piszesz o tym, że świetnie zarządzasz swoim czasem, podaj przykład sytuacji, w której ta cecha okazała się szczególnie istotna. Często masz tylko tę jedną szansę, by przedstawić swoją kandydaturę, więc dobrze ją wykorzystaj, a wtedy może stać się przyczynkiem do rozmowy kwalifikacyjnej.

W dalszej części dokumentu opisz swoje cele zawodowe i odwołaj się do osiągnięć związanych z dotychczasową karierą. Zasugeruj pracodawcy, co może zyskać jego firma, jeśli staniesz się jej pracownikiem. Napisz też, dlaczego zależy ci na podjęciu pracy właśnie w tym przedsiębiorstwie.

Nie rozpisuj się! Choć opisanie swoich dobrych stron jak najszerzej może być kuszące, pamiętaj, by dokumenty aplikacyjne zawierały tylko najważniejsze informacje, najlepiej dopasowane pod dane stanowisko.

Nie zlecaj innym pisania listu motywacyjnego

Dlaczego samodzielne przygotowanie listu motywacyjnego jest takie ważne? Dlatego, że nikt nie zaprezentuje twoich atutów lepiej od ciebie. Żaden kolega nie zna przebiegu twojej kariery zawodowej, wykonywanych dotąd obowiązków oraz umiejętności wystarczająco dobrze, by móc przekonać pracodawcę, że to właśnie ty jesteś najlepszym kandydatem. 

Nie korzystaj też z gotowych wzorców, ponieważ są one zbyt uniwersalne, by mogły stać się odpowiedzią na konkretne oferty pracy. Poza tym pracodawcy nie lubią otrzymywać kilkudziesięciu takich samych listów motywacyjnych, które właściwie nic nie mówią o rzeczywistych umiejętnościach kandydatów. Doświadczeni rekruterzy potrafią od razu odróżnić list motywacyjny – wzór od samodzielnie przygotowanego dokumentu. Jeśli więc chcesz się wyróżnić z szerokiego grona kandydatów, przygotuj dokument, w którym odwołasz się wyłącznie do własnych kwalifikacji i doświadczeń zawodowych.

Bądź konkretny – pisz o faktach

Jeśli wychodzisz z założenia, że twój list motywacyjny oczaruje pracodawcę kreatywnym zestawieniem wszystkich możliwych zalet, jesteś w błędzie. Specjalista ds. rekrutacji będzie w pierwszej kolejności szukać faktów, które pozwolą mu podjąć decyzję o odrzuceniu lub pozytywnym rozpatrzeniu twojej kandydatury. Staraj się więc, aby twój list motywacyjny miał jak najwięcej konkretnych informacji, które równocześnie będą ściśle powiązane z treścią oferty pracy. Nie unikaj podawania liczb i procentów – dzięki nim bardziej obrazowo zaprezentujesz swoje dotychczasowe osiągnięcia. Przykładowo: jeśli chcesz pochwalić się zdolnościami handlowymi, koniecznie napisz, ilu kluczowych klientów udało ci się zdobyć dla poprzedniego pracodawcy. Jeżeli dopiero wkraczasz na rynek pracy, nie zapomnij wspomnieć w liście o ukończonych kursach zawodowych, które są związane z profilem danego stanowiska.

List motywacyjny szansą dla kandydatów bez doświadczenia

Jeśli zastanawiasz się, czy warto napisać list motywacyjny, skoro wszystkie informacje możesz zawrzeć w swoim życiorysie, nie wahaj się. Stworzenie tego dokumentu pochłania czas, a list powinien być przygotowany w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę w danej firmie, jednak może być kluczowy. Szczególnie rozważ tę opcję, kiedy nie masz odpowiedniego doświadczenia zawodowego lub szukasz pierwszej pracy. CV w takiej sytuacji może świecić pustkami i nie będzie to zachęcające dla rekrutera. Jednak list motywacyjny to przestrzeń, w którym możesz mu wyjaśnić, dlaczego warto wziąć twoją kandydaturę pod uwagę, mimo że dopiero zaczynasz.

W liście motywacyjnym możesz opowiedzieć np. o tych umiejętnościach, które zdobywasz samodzielnie czy też o pasjach, które mają znaczenie w kontekście stanowiska, na które aplikujesz. W tym dokumencie masz przestrzeń na to, by wyjaśnić, dlaczego chciałbyś pracować w danej firmie, poprosić o możliwość spotkania mimo braku wymaganego doświadczenia.

Dobrze napisane CV i list motywacyjny razem stanowią doskonały duet, który może zaprowadzić cię wprost do kolejnego etapu rekrutacji.

List motywacyjny – najczęstsze błędy

Jeśli leży już przed Tobą gotowy list motywacyjny, przeczytaj go po raz ostatni i sprawdź, czy aby na pewno nie popełniłeś któregoś z często spotykanych błędów. Niniejszy artykuł powinien pomóc ci nadać ostateczny kształt dokumentowi, który może zadecydować o twojej karierze zawodowej.

1. Oprawa graficzna listu motywacyjnego – z racji tego, że list motywacyjny jest zaliczany do pism oficjalnych, nie powinien zawierać żadnych ozdobników ani zdjęć. Unikaj też stosowania kolorowej czcionki, która jest niewłaściwa dla tego typu dokumentu. Jeśli bardzo zależy ci na tym, by podkreślić informację zawartą w liście, zaznacz fragment tekstu za pomocą pogrubienia. Nie przesadzaj jednak z ilością wytłuszczonego druku – w ten sposób możesz wyróżnić najwyżej kilka słów.
2. Bądź oryginalny – zadbaj o to, by napisany przez ciebie list różnił się od tysięcy dokumentów aplikacyjnych wysyłanych do pracodawcy. Jeśli aplikujesz na kilka stanowisk w różnych firmach, powinieneś liczyć się z tym, że znacznie zwiększysz swoje szanse, jeśli dopasujesz list osobno do każdego z nich. Zajmie ci to wprawdzie więcej czasu niż wielokrotne skopiowanie tego samego dokumentu, jednak dzięki temu każdy stworzony przez ciebie dokument będzie bezpośrednio nawiązywał do oferty pracy, na którą odpowiadasz. Pracodawca, który codziennie otrzymuje wiele podobnych do siebie aplikacji, z pewnością zwróci uwagę na wyróżniający się spośród sterty nich list motywacyjny i być może uhonoruje solidnego kandydata zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną.
3. Nie kopiuj wzorów listów motywacyjnych – do największych błędów popełnianych przez kandydatów należy wykorzystanie zamieszczonego w Internecie wzorca listu motywacyjnego. Wiele osób drukuje niemal gotowy dokument, w którym uzupełnia tylko dane kontaktowe oraz nazwę stanowiska. Pamiętaj, że według osób zajmujących się rekrutacją nie ma nic gorszego niż ściągnięcie listu z sieci. List motywacyjny ma być formą autoreklamy, jak więc może skutecznie przekonać do ciebie pracodawcę, jeśli nie zawiera najważniejszych informacji o tobie? List motywacyjny – wzór może być dla ciebie jedynie bazą tego, jak taki dokument powinien wyglądać, a nie szablonem.
4. W Twoim liście motywacyjnym nie powinny znaleźć się żadne negatywne informacje. Jeśli dopiero skończyłeś szkołę i nie posiadasz doświadczenia zawodowego, nie pisz o tym! Skup się raczej na swojej aktywności w organizacjach pozarządowych, kołach naukowych lub harcerstwie, dzięki temu przedstawisz się pracodawcy jako dynamiczna, ciekawa świata osoba, która nie boi się wyzwań.
5. Unikaj odniesień do życia prywatnego. Stwierdzenia takie jak: „staram się o pracę ze względu na trudną sytuację materialną” są niemile widziane przez rekruterów. Pamiętaj, że twój przyszły pracodawca chce zatrudnić pracownika, który usprawni działanie firmy i realnie zwiększy jej zyski, przekonaj go więc, że to właśnie ty jesteś w stanie to zrobić.
6. Sprawdź, czy nie popełniłeś błędów ortograficznych lub stylistycznych. Jeśli twoja znajomość ortografii nie jest zadowalająca, poproś kogoś o przeczytanie tekstu. Jeżeli nie masz takiej możliwości, sprawdź poprawność pisowni w Wordzie lub dostępnych w Internecie automatycznych korektorów, np. LanguageTool. Po usunięciu ewentualnych błędów nie pozostaje ci już nic innego, jak tylko rozesłać listy motywacyjne wraz z życiorysami i czekać na zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne.

Przykład listu motywacyjnego

W większości firm pierwszym etapem rekrutacji jest analiza dokumentów nadesłanych przez kandydatów. Powszechnie wiadomo, że standardowa aplikacja składa się z CV i listu motywacyjnego, lecz poprawne przygotowanie obydwu dokumentów nie jest już wcale takie łatwe. Najwięcej problemów przysparza zwykle napisanie listu motywacyjnego. Wiele osób popełnia podstawowy błąd polegający na powtórzeniu w dokumencie informacji zawartych w życiorysie, a tymczasem list ma być jedynie uzupełnieniem CV. Jak więc powinien wyglądać idealny list motywacyjny? Jeśli szukasz odpowiedzi na to pytanie, zerknij na poniższe wzory przykładowych dokumentów.

Wzór listu motywacyjnego asystentki

Anna Kowalska
ul. Grochowska 23/4
61-157 Poznań
tel. (+48) 708 475 231

Agnieszka Nowak
Specjalistka ds. rekrutacji
Phillips & Company

Szanowni Państwo,

w odpowiedzi na ofertę pracy na stanowisku Asystentki w Departamencie Obsługi Klienta pragnę Państwa zachęcić do zapoznania się z moją kandydaturą.

Posiadam wszystkie cechy i umiejętności niezbędne do wykonywania obowiązków asystentki. Mam dwuletnie doświadczenie w obsłudze klienta, gdyż podczas studiów pracowałam w firmie spedycyjnej – Transpost na stanowisku konsultantki. Zajmowałam się podpisywaniem umów oraz korespondencją z klientami, dzięki czemu nauczyłam się dbać o prawidłowy obieg dokumentów w firmie. Dowodem na płynną znajomość języka angielskiego są umowy spisane z zagranicznymi klientami przedsiębiorstwa Transpost (w tym 2 kluczowe dla firmy kontrakty). Dzięki znajomości terminologii biznesowej udało mi się też przetłumaczyć anglojęzyczne opracowania, które wykorzystałam później do napisania pracy magisterskiej.

Karierę zawodową wiążę z pracą bazującą na kontakcie z klientem. Lubię pracować z ludźmi i mam kwalifikacje ułatwiające to zadanie. Podczas pracy w firmie Transpost ukończyłam kurs negocjacji biznesowych oraz uczestniczyłam w szkoleniach z zakresu obsługi trudnego klienta, które z pewnością okazałyby się przydatne podczas wykonywania obowiązków asystentki w Państwa firmie.

Jestem osobą skrupulatną, sumienną i odpowiedzialną. Ambitnie podchodzę do każdego powierzonego mi zadania i szybko uczę się nowych rzeczy. Dzięki takim cechom, jak komunikatywność oraz cierpliwość, praca przy obsłudze klientów nie sprawia mi najmniejszych problemów. Z szerokiego grona kandydatów wyróżnia mnie umiejętność optymalnego zarządzania czasem oraz dbałość o porządek w miejscu pracy. Moim atutem są także zdolności organizacyjne, które odgrywają kluczową rolę w zawodzie asystentki. Wszystkie te cechy z przyjemnością wykorzystam w pracy na rzecz rozwoju Państwa firmy. Jeśli zainteresowała Państwa moja kandydatura, będę wdzięczna za zaproszenie mnie na rozmowę kwalifikacyjną w celu pełnego zaprezentowania umiejętności.

Z poważaniem,

Anna Kowalska

Wzór listu motywacyjnego przedstawiciela handlowego

Warszawa, 15 października 2010

Jan Kowalski
ul. Klemensiewicza 4
01-318 Warszawa
tel. (+48) 602 355 499

Piotr Jankowski
Departament Rekrutacji i Rozwoju
Efektywne Szkolenia

Szanowni Państwo,

w nawiązaniu do oferty pracy, która ukazała się w Gazecie Wyborczej z dnia 11 października 2010 roku, chciałbym zaproponować swoją kandydaturę na stanowisko przedstawiciela handlowego w Państwa firmie.

Moje doświadczenie z handlem rozpoczęło się w klasie maturalnej – nawiązałem wtedy współpracę z firmą sprzedającą kosmetyki – Ada, na stanowisku Reprezentanta. Pierwsza praca nauczyła mnie samodzielności, a dzięki udziałowi w szkoleniach wewnętrznych posiadłem umiejętność prowadzenia negocjacji biznesowych. Moje największe sukcesy związane są jednak z Edulandią – firmą oferującą kursy zawodowe dla pracowników. W ciągu 2 lat podpisałem umowy na zorganizowanie ponad 400 szkoleń. Nawiązałem też kontakty z 7 największymi korporacjami w Polsce, które wykazały zainteresowanie stałą współpracą i dołączyły do grona kluczowych klientów Edulandii zwiększając dochody firmy o 25% w skali roku. Moje pozytywne relacje z szefami kilkudziesięciu przedsiębiorstw, mogłyby zaowocować zwiększeniem obrotów również w Państwa firmie.

Jestem osobą ambitną, która uparcie dąży do celu. Dzięki zdolnościom perswazyjnym oraz łatwości nawiązywania kontaktów szybko zdobywam zaufanie klientów. Dynamizm w działaniu, umiejętność świetnej organizacji czasu oraz silna motywacja sprawiają, że nie ma dla mnie rzeczy niemożliwych, a zdobycie klienta jest tylko kwestią czasu.

Z przyjemnością stawię się na rozmowę kwalifikacyjną w celu pełnego zaprezentowania moich umiejętności.

Z poważaniem,

Jan Kowalski

Jeśli chcesz, aby Twój list motywacyjny był atrakcyjny pod względem wizualnym, i równocześnie zależy Ci na tym, by zaakcentować swoje najistotniejsze cechy oraz umiejętności, zapisz wybrane słowa pogrubioną czcionką. Dzięki temu rekruter nie przeoczy Twoich największych atutów.