Znalezienie odpowiedniego pracownika to inwestycja. Każdy przedsiębiorca wie, że koszty rekrutacji pracowników mogą być wysokie. Często jednak nie zdajemy sobie sprawy, jak duże są to sumy. Nie chodzi tylko o cenę ogłoszenia na portalu. To także czas pracy rekruterów, wdrożenie nowej osoby i ryzyko błędu.
Czy wiesz, ile dokładnie kosztuje Cię zatrudnienie jednej osoby? Jeśli nie liczysz tych wydatków, możesz tracić pieniądze. W tym artykule wyjaśnimy, co składa się na koszty rekrutacji. Pokażemy też sprawdzone sposoby na ich obniżenie. Dzięki temu Twój proces zatrudniania będzie tańszy i bardziej efektywny.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym są koszty twarde i miękkie w rekrutacji.
- Jak obliczyć wskaźnik Cost Per Hire (koszt zatrudnienia).
- Dlaczego nieudana rekrutacja jest najdroższa.
- Jakie są skuteczne metody na obniżenie kosztów szukania pracowników.
- Jak wykorzystać rekrutację wewnętrzną i polecenia pracownicze.
Co składa się na koszty rekrutacji?
Aby obniżyć wydatki, musisz najpierw wiedzieć, gdzie uciekają pieniądze. Koszty rekrutacji pracowników dzielimy na dwie główne kategorie: jawne (twarde) i ukryte (miękkie). Wiele firm skupia się tylko na tych pierwszych. To błąd. Koszty ukryte często są znacznie wyższe.
Koszty jawne (twarde)
Są to wydatki, na które otrzymujesz fakturę. Łatwo je policzyć i wpisać w budżet. Należą do nich:
- Publikacja ogłoszeń: Opłaty za wystawienie oferty na portalach pracy.
- Współpraca z agencjami: Prowizje dla agencji doradztwa personalnego lub headhunterów.
- Narzędzia i systemy: Abonamenty za systemy ATS (do zarządzania rekrutacją) lub dostęp do baz kandydatów.
- Promocja w social media: Płatne kampanie rekrutacyjne na Facebooku czy LinkedIn.
- Targi pracy: Koszt stoiska, materiałów promocyjnych i delegacji pracowników.
Koszty ukryte (miękkie)
To wydatki związane z czasem i zasobami firmy. Trudniej je zmierzyć, ale mają ogromny wpływ na budżet. Obejmują one:
- Czas pracy rekrutera: Godziny poświęcone na przeglądanie CV (często setek dokumentów). Warto wiedzieć, czym zajmuje się specjalista ds. rekrutacji, aby zrozumieć, jak czasochłonna jest to praca.
- Czas menedżera: Kierownicy działów muszą oderwać się od swoich zadań, aby przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne.
- Koszt wdrożenia (Onboarding): Czas, który inni pracownicy poświęcają na szkolenie nowej osoby. W tym okresie nowy pracownik nie jest jeszcze w pełni wydajny.
- Utrata produktywności: Zanim znajdziesz nową osobę, wakat pozostaje pusty. Inni pracownicy muszą przejąć obowiązki, co może prowadzić do spadku jakości pracy lub nadgodzin.
Poniższa tabela przedstawia proste porównanie tych dwóch rodzajów kosztów:
| Rodzaj kosztu | Przykłady | Łatwość obliczenia |
| Koszty twarde | Ogłoszenia, agencje, badania lekarskie | Bardzo łatwe (faktury) |
| Koszty miękkie | Czas pracy zespołu, szkolenia, niższa wydajność | Trudne (wymaga analizy czasu) |
Jak obliczyć koszt zatrudnienia jednego pracownika?
Wskaźnik, który musisz znać, to Cost Per Hire (koszt zatrudnienia). Pozwala on ocenić, czy Twoje działania są opłacalne. Aby go obliczyć, musisz zsumować wszystkie wydatki (twarde i miękkie) w danym okresie i podzielić je przez liczbę zatrudnionych osób.
Wzór na Cost Per Hire:
(Koszty zewnętrzne + Koszty wewnętrzne) / Liczba zatrudnionych osób
Przykład:
Wydałeś 10 000 zł na ogłoszenia i agencję (koszty zewnętrzne). Twój zespół poświęcił na rekrutację czas o wartości 15 000 zł (koszty wewnętrzne). Zatrudniłeś w tym czasie 5 osób.
(10 000 + 15 000) / 5 = 5 000 zł
To oznacza, że pozyskanie jednego pracownika kosztowało Cię 5000 zł. Czy to dużo? To zależy od stanowiska. Rekrutacja na wysokie stanowiska, gdzie wymagane są kwalifikacje zawodowe, będzie droższa niż rekrutacja pracownika fizycznego. Warto jednak monitorować ten wskaźnik, aby widzieć trendy w swojej firmie.
Według danych rynkowych, średni koszt rekrutacji specjalisty w Polsce może wynosić od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych (źródło: PARP).
Najdroższy błąd: Nietrafiona rekrutacja
Największym kosztem wcale nie jest droga agencja pracy. Największy koszt generuje zatrudnienie nieodpowiedniej osoby. Dlaczego? Ponieważ musisz zapłacić za cały proces dwa razy.
Wyobraź sobie sytuację: Zatrudniasz pracownika. Płacisz za jego badania, szkolenia BHP i wdrażasz go przez 3 miesiące. Płacisz mu pensję. Po tym czasie okazuje się, że pracownik nie radzi sobie z obowiązkami lub odchodzi. Wszystkie wydane pieniądze przepadły. Musisz zacząć proces od nowa.
Aby uniknąć takich sytuacji, kluczowa jest dokładna weryfikacja pracownika przed zatrudnieniem. Sprawdzenie referencji i umiejętności to podstawa. Jeśli szukasz pracowników z zagranicy, np. na stanowisko opiekunka, weryfikacja języka i doświadczenia jest jeszcze ważniejsza.
Jak zminimalizować koszty rekrutacji? 7 skutecznych sposobów
Nie musisz rezygnować z jakości, aby oszczędzać. Istnieją sprawdzone metody, które pozwalają obniżyć koszty rekrutacji pracowników przy jednoczesnym zwiększeniu szans na znalezienie idealnegoandydata.
1. Precyzyjne ogłoszenie o pracę
Wiele firm traci czas na przeglądanie CV od osób, które nie spełniają wymagań. Dzieje się tak, gdy ogłoszenie jest niejasne. Dobre ogłoszenie działa jak pierwszy filtr.
Napisz dokładnie, czego oczekujesz i co oferujesz. Jeśli wymagasz konkretnych uprawnień, zaznacz to wyraźnie. Dzięki temu zgłoszą się do Ciebie tylko osoby, które pasują do profilu. Warto wiedzieć, jak napisać ogłoszenie o pracę, które przyciągnie właściwych kandydatów, a odstraszy tych przypadkowych.
2. Rekrutacja wewnętrzna
Zanim wydasz pieniądze na ogłoszenie, rozejrzyj się po firmie. Może masz już pracownika, który jest gotowy na awans lub zmianę działu? Rekrutacja wewnętrzna jest znacznie tańsza i szybsza. Znasz już tę osobę, wiesz, jak pracuje i czy pasuje do zespołu.
Dodatkowo, możliwość awansu to świetny sposób, aby skutecznie motywować pracowników. Ludzie rzadziej odchodzą z firm, które dają szansę rozwoju.
3. Program poleceń pracowniczych
Twoi obecni pracownicy to najlepsi rekruterzy. Znają kulturę firmy i wiedzą, kto się w niej odnajdzie. Uruchom program poleceń. Oferuj premię za polecenie kandydata, którego zatrudnisz.
Nawet jeśli wypłacisz pracownikowi bonus, często będzie to kwota niższa niż prowizja dla agencji. Co więcej, kandydaci z polecenia zazwyczaj pracują dłużej i są bardziej lojalni. Często w takim procesie przydatny jest list polecający dla pracownika, który potwierdza kompetencje kandydata.
4. Wykorzystanie nowoczesnych metod selekcji
Tradycyjna rozmowa kwalifikacyjna nie zawsze wystarcza. Czasami warto zainwestować w metody, które dokładniej sprawdzą kandydata na wczesnym etapie. Pozwoli to uniknąć kosztownej pomyłki (nietrafionej rekrutacji).
Dobrą metodą jest Assessment Center. Pozwala ono sprawdzić kandydata w praktyce, poprzez zadania i symulacje. Choć samo przeprowadzenie sesji kosztuje, w dłuższej perspektywie chroni przed zatrudnieniem niewłaściwej osoby, co byłoby znacznie droższe.
5. Budowa marki pracodawcy (Employer Branding)
Jeśli Twoja firma ma opinię dobrego pracodawcy, kandydaci sami będą się do niej zgłaszać. To tzw. rekrutacja pasywna. Nie musisz wydawać tysięcy na promocję ofert, jeśli ludzie marzą o pracy u Ciebie.
Dbaj o atmosferę, oferuj benefity i traktuj ludzi z szacunkiem. Dobre opinie w internecie przyciągają talenty. Pamiętaj, że proces rekrutacji to też wizytówka firmy. Nawet jeśli kogoś nie zatrudnisz, zadbaj o to, by podziękowanie za współpracę lub udział w rekrutacji było profesjonalne. Taka osoba może polecić Cię znajomym.
6. Wideorekrutacja i rozmowy online
Spotkania na żywo generują koszty (dojazd, rezerwacja sali, kawa). Wstępne etapy rekrutacji z powodzeniem można przenieść do sieci. Rozmowa kwalifikacyjna online oszczędza czas rekrutera i kandydata. Pozwala szybciej zweryfikować więcej osób w krótszym czasie.
Dzięki narzędziom takim jak Skype, Zoom czy Google Meet, możesz rekrutować ludzi z całego kraju lub nawet świata, nie ruszając się z biura. Jest to szczególnie przydatne, gdy szukasz specjalistów w konkretnych branżach, np. kierowca C+E, który często jest w trasie i trudno mu przyjechać na spotkanie.
7. Automatyzacja powtarzalnych zadań
Rekruterzy tracą mnóstwo czasu na wysyłanie e-maili, umawianie spotkań i segregowanie CV. Wiele z tych zadań można zautomatyzować. Proste systemy ATS potrafią same wysłać wiadomość z potwierdzeniem otrzymania aplikacji.
Oszczędność czasu rekrutera to bezpośrednia oszczędność pieniędzy firmy. Zamiast zajmować się „papierologią”, rekruter może skupić się na rozmowie z najlepszymi kandydatami i sprawdzić, jak radzą sobie ze stresem, np. wiedząc jak pokonać stres na rozmowie kwalifikacyjnej.
Zrozumienie rynku pracy a koszty
Koszty rekrutacji zależą też od sytuacji na rynku. Czasami taniej jest zlecić rekrutację na zewnątrz, niż szukać kogoś miesiącami. Jeśli potrzebujesz pracownika „na już”, np. na sezon, warto rozważyć agencje pracy tymczasowej.
W przypadku poszukiwania specjalistów technicznych, jak na przykład spawacz czy elektryk, konkurencja o pracownika jest ogromna. Samodzielne szukanie może trwać bardzo długo. Długi wakat to strata pieniędzy. W takiej sytuacji skorzystanie z bazy kandydatów wyspecjalizowanego portalu może być tańszym rozwiązaniem niż wielomiesięczne, nieskuteczne publikowanie ogłoszeń.
Warto też śledzić raporty płacowe. Czasami brak kandydatów wynika ze zbyt niskiej oferty finansowej. Jeśli nie wiesz, ile zarabia się w Niemczech lub w Polsce na danym stanowisku, możesz oferować stawki poniżej rynku. Wtedy Twoje ogłoszenia będą nieskuteczne, a pieniądze na nie wydane – zmarnowane.
Dobry Onboarding to oszczędność w przyszłości
Wielu pracodawców zapomina, że rekrutacja kończy się dopiero po okresie próbnym. Pierwsze dni w nowej pracy są decydujące. Jeśli nie zadbasz o pracownika na początku, może on szybko zrezygnować.
Rotacja pracowników to cichy zabójca budżetu. Każde odejście pracownika oznacza konieczność uruchomienia nowej rekrutacji. Dlatego proces wdrażania (onboarding) jest tak ważny. Przygotuj stanowisko pracy, przedstaw zespół, jasno określ zadania. Spraw, by nowy pracownik czuł się mile widziany.
Warto też stosować proste narzędzia HR, takie jak kwestionariusz osobowy dla pracownika, aby dopełnić formalności sprawnie i profesjonalnie.
Podsumowanie
Koszty rekrutacji pracowników to nieodłączny element prowadzenia biznesu, ale można nimi zarządzać. Pamiętaj, że najtańsza rekrutacja to taka, która jest skuteczna. Lepiej wydać nieco więcej na dokładną weryfikację kandydata, niż zatrudnić kogoś przypadkowego i musieć zwalniać go po miesiącu.
Kluczowe wnioski:
- Licz koszty: Monitoruj wskaźnik Cost Per Hire.
- Szanuj czas: Automatyzuj proste zadania i korzystaj z rekrutacji online.
- Dbaj o jakość: Precyzyjne ogłoszenie i weryfikacja kandydatów zapobiegają błędom.
- Wykorzystaj potencjał: Stawiaj na polecenia pracownicze i rekrutację wewnętrzną.
- Zatrzymaj pracownika: Dobry onboarding zapobiega kosztownej rotacji.
Świadome podejście do rekrutacji pozwoli Ci zbudować silny zespół bez drenowania firmowego budżetu. Inwestuj mądrze w ludzi, bo to oni tworzą sukces Twojej firmy. Więcej o prawie pracy i obowiązkach pracodawcy znajdziesz na stronach rządowych, np. Gov.pl.