Asystent/ka – Sekretarz/ka w kancelarii notarialnej

Rekrutacja na stanowisko 

Asystent/ka – Sekretarz/ka w kancelarii notarialnej (praca stacjonarna, centrum Świdnicy)

Poszukujemy osoby, która stanie się nieocenionym wsparciem w codziennej pracy kancelarii notarialnej, znajdującej się w ścisłym centrum Świdnicy, a to w zakresie obsługi sekretariatu, organizacji i analizy dokumentów, kontaktu z klientami, a także opracowywania projektów aktów notarialnych. Ta praca to dobre miejsce dla kogoś, kto ceni logiczne zadania, dbałość o szczegóły, z wyczuciem i zaangażowaniem komunikuje się z ludźmi, zwraca uwagę na poprawność, terminowość, a przy tym potrafi stworzyć życzliwą atmosferę, nawet przy natłoku obowiązków. Nie jest to ani typowa praca biurowa, ani typowa rola asystencka, to połączenie administracyjnej precyzji z odpowiedzialnym podejściem do ludzi, ich spraw i dokumentów, które zawsze traktować należy z najwyższą dbałością. Tak więc, jeśli cenisz sobie uporządkowane środowisko pracy, ale nie chcesz rezygnować z kontaktu z drugim człowiekiem, to niniejsze ogłoszenie może być właśnie dla Ciebie.

1.Podstawowe informacje

Poniżej przedstawiamy kluczowe warunki zatrudnienia oraz organizacji pracy na oferowanym stanowisku:

- system wynagrodzeń: stała podstawa wynagrodzenia + premie;

- wysokość wynagrodzenia: adekwatnie do umiejętności (do ustalenia);

- ilość poszukiwanych osób na stanowisko: 1;

- tryb pracy: stacjonarna;

- miejsce pracy: ścisłe centrum Świdnicy;

- forma zatrudnienia: umowa o pracę/umowa zlecenia (do ustalenia);

- wymiar czasu pracy: pełny etat;

- stanowisko: asystent / asystentka, sekretarz / sekretarka;

- dni pracy: dni robocze (poniedziałek – piątek);

- godziny pracy: 9:00-17:00 (+ ewentualnie jeden dzień w tygodniu w godzinach 10:00-18:00);

- możliwa praca w godzinach nocnych: nie;

- tryb wypłaty: miesięczna;

- rozpoczęcie pracy: od zaraz;

- praca zmianowa: nie;

- wyposażenie stanowiska (w tym komputer): zapewnione przez kancelarie.

2.Zakres obowiązków

Zakres obowiązków na przedmiotowym stanowisku obejmuje:

- obsługa klienta w podstawowym zakresie, w tym odbieranie telefonów, kontakt osobisty, udzielanie informacji dotyczących w zakresie świadczonych przez kancelarie usług oraz trybu i przebiegu czynności notarialnych, orientacyjnych kosztów, niezbędnych dokumentów potrzebnych do dokonania czynności notarialnych,

- zarządzanie korespondencją, w tym odbieranie, ewidencjonowanie i wysyłanie pism i dokumentów;

- utrzymywanie bieżącego kontaktu z urzędami, organami administracji publicznej, sądami i innymi instytucjami w celu realizacji spraw formalnych, terminowego przekazywania dokumentów i uzyskiwania wymaganych informacji;

- obsługa korespondencji elektronicznej (ekstrakcja danych z wiadomości i dokumentów, analiza danych oraz ich prezentacja i wykorzystanie w pracy kancelarii);

- organizacja terminarza spotkań oraz nadzorowanie bieżących zadań administracyjnych;

- przygotowywanie wypisów, odpisów i poświadczeń oraz innych dokumentów do podpisu (drukowanie, kompletowanie, skanowanie, segregowanie oraz archiwizowanie);

- prowadzenie ksiąg notarialnych (w tym Repertorium A, obsługa programu RejNET);

- sporządzanie kompletnych projektów czynności notarialnych, w tym aktów notarialnych i poświadczeń oraz przygotowywanie wypisów i odpisów ze stosownymi załącznikami;

- digitalizacja dokumentów wykorzystywanych w pracy kancelarii;

- obsługa innych kanałów komunikacji kancelarii poza pocztą elektroniczną (aplikacja WhatsApp itp.);

- pozyskiwanie i wprowadzanie danych do systemów związanych z zarządzaniem kancelarią notarialną oraz systemów wewnętrznych;

- poszukiwanie, gromadzenie i opracowywanie informacji na podstawie Elektronicznych systemów informacji prawnej oraz rejestrów publicznych;

- współpraca z notariuszem w zakresie bieżących spraw kancelarii;

- dbanie o porządek organizacyjny, płynność pracy biura oraz o optymalizacje i doskonalenie procesów w kancelarii;

- pomoc asystencka w trakcie czynności notarialnych;

- archiwizacja i kontrola dokumentacji kancelarii.

3.Czego oczekujemy

Wymagania podstawowe:

- dokładność, skrupulatność, dobra organizacja pracy i punktualność;

- umiejętność pracy pod presją czasu;

- gotowość poszerzania wiedzy zwłaszcza z zakresu prawa;

- umiejętność pracy w zespole i komunikatywność;

- entuzjazm i pozytywne nastawienie

- umiejętność zachowania poufności i taktu w kontakcie z klientem;

- umiejętności posługiwania się poprawną polszczyzną i znajomości zasad języka polskiego w mowie i piśmie;

- wysoka kultura osobista i komunikatywność;

- umiejętność szybkiego pisania na komputerze i szybkiego redagowania tekstów;

- znajomość i umiejętność obsługi programów z pakietu MS Office (szczególnie Word), poczty elektronicznej (Gmail) oraz komunikatorów elektronicznych (WhatsApp);

- umiejętność samodzielnego redagowania tekstów w poprawnej polszczyźnie;

- gotowość do pracy stacjonarnej, od poniedziałku do piątku. 

Dodatkowe atuty:

- doświadczenie w pracy w kancelarii notarialnej, adwokackiej, radcowskiej, komorniczej lub w jednostkach administracji publicznej, sądach lub biurach obrotu nieruchomościami;

- znajomość programów notarialnych (np. RejNET);

- znajomość języka obcego (angielskiego, ukraińskiego, niemieckiego);

- status studenta lub absolwenta kierunków humanistycznych/prawniczych.

4.Co oferujemy

Dołączając do zespołu kancelarii możesz liczyć na:

- wsparcie we wdrożeniu i dalszym szkoleniu – nie oczekujemy, że wszystko będziesz wiedzieć od pierwszego dnia, przeciwnie zapewniamy możliwość zdobycia lub podniesienia poziomu wiedzy i umiejętności w zakresie administrowania kancelarią, obsługi narzędzi i programów wspierających organizację pracy kancelarii, mapowania i zarządzania procesami w zakresie funkcjonowania kancelarii prawnej;

- stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia (do ustalenia);

jasne zasady współpracy i zakres obowiązków;

- kameralną atmosferę pracy bez korporacyjnych schematów;

- realny wpływ na organizację codziennej pracy kancelarii oraz efektywność jej funkcjonowania;

- elastyczność i otwartość na dialog w zakresie organizacji stanowiska pracy, formy wykonywania obowiązków na stanowisku oraz podnoszenia kompetencji;

- wynagrodzenie adekwatne do umiejętności.

5.Jak aplikować (krok po kroku):

Krok 1: Przygotuj dokumenty rekrutacyjne:

- aktualne CV;

- opcjonalnie: krótki list motywacyjny (mile widziany, ale nieobowiązkowy).

Krok 2: Wyślij zgłoszenie drogą mailową:

- adres: rekrutacjadonotarialnej@gmail.com;

- w tytule wiadomości wpisz: „Rekrutacja na stanowisko: Asystent / Asystentka – Sekretarz / Sekretarka w kancelarii notarialnej”.

Krok 3: Czekaj na kontakt:

- skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami;

- prosimy o cierpliwość – każde zgłoszenie zostanie rozważone.

Krok 4: Dalsze etapy rekrutacji:

- nie prowadzimy rekrutacji przez media społecznościowe;

- wszystkie dane kandydatów zbierane są wyłącznie poprzez e-mail;

- kolejny etap to spotkanie osobiste w siedzibie kancelarii.