Asystentka Biura - umowa na zastępstwo z możliwością przedłużenia

Asystentka Biura - umowa na zastępstwo z możliwością przedłużenia

Lokalizacja: Warszawa

Zakres obowiązków:

• Obsługa centrali telefonicznej (rozmowy przychodzące i wychodzące).

• Obsługa poczty (wchodzącej i wychodzącej), w tym kurierskiej (krajowej i zagranicznej).

• Skanowanie, zapisywanie i wysyłanie skanów faktur/dokumentów do księgowych, kancelarii prawnych, zarządców nieruchomości.

• Organizacja podróży, aktualizacja wspólnego kalendarza (OlFolders).

• Codzienny nadzór i weryfikacja sprawnego funkcjonowania urządzeń biurowych oraz czystości i porządku w biurze (kontakt i interwencje u firm obsługujących).

• Zamówienia biurowe po zatwierdzeniu przez kierownika biura.

• Obsługa sali konferencyjnej i gości.

• Prowadzenie, rozbudowa i aktualizacja bazy danych na serwerze wspólnym.

• Odbiór i dostarczenie dokumentów do urzędów skarbowych, banków, sądu.

• Organizacja i monitorowanie serwisu kopiarki i drukarek, (przygotowywanie wykazów brakujących tonerów oraz spisywanie ich zużycia), raportowanie o comiesięcznym zużyciu tonera i organizacja napraw.

• Sprawdzanie poprawności faktur za określone usługi dla biura.

• Wprowadzanie przelewów do bankowości elektronicznej (weryfikacja faktur i kontrahentów, uzyskanie akceptacji, weryfikacja realizacji płatności).

• Koordynacja niszczenia i usuwania dokumentów.

• Aktualizowanie listy klientów na lokalnej poczcie i recepcji budynkowej, stała współpraca pomiędzy recepcją budynkową a listonoszem.

• Organizacja archiwum Spółki, rejestracja i digitalizacja dokumentów klientów Spółki, współpraca z księgowymi przy organizacji General File klientów (wersja papierowa i elektroniczna).

• Inne prace zlecone przez Kierownika Biura.

Wymagania:

• Doświadczenie na stanowisku biurowym,organizacyjnym lub pokrewne.

• Wykształcenie wyższe.

• Język angielski na poziomie B2.

• Swobodna obsługa pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych.

• Dobra organizacja pracy, wielozadaniowość.

• Komunikatywność.

Oferujemy:

• Umowę o pracę na zastępstwo (18 miesięcy, z możliwością przedłużenia)

• Wynagrodzenie na poziomie 6000-7000 brutto

• Pracę stacjonarną w biurze niedaleko galerii Westfield Mokotów

• Pakiet opieki medycznej (Luxmed)