Ogłoszenie jest nieaktualne, zostało przeniesione do archiwum i nie ma możliwości aplikowania na tę ofertę.

Asystentka Biura - umowa na zastępstwo z możliwością przedłużenia

Asystentka Biura - umowa na zastępstwo z możliwością przedłużenia

Data publikacji: 08-03-2024
Miejsce Pracy: Warszawa
Stanowisko: Asystent

Asystentka Biura - umowa na zastępstwo z możliwością przedłużenia

Lokalizacja: Warszawa

Zakres obowiązków:

  • Obsługa centrali telefonicznej (rozmowy przychodzące i wychodzące).

  • Obsługa poczty (wchodzącej i wychodzącej), w tym kurierskiej (krajowej i zagranicznej).

  • Skanowanie, zapisywanie i wysyłanie skanów faktur/dokumentów do księgowych, kancelarii prawnych, zarządców nieruchomości.

  • Organizacja podróży, aktualizacja wspólnego kalendarza (OlFolders).

  • Codzienny nadzór i weryfikacja sprawnego funkcjonowania urządzeń biurowych oraz czystości i porządku w biurze (kontakt i interwencje u firm obsługujących).

  • Zamówienia biurowe po zatwierdzeniu przez kierownika biura.

  • Obsługa sali konferencyjnej i gości.

  • Prowadzenie, rozbudowa i aktualizacja bazy danych na serwerze wspólnym.

  • Odbiór i dostarczenie dokumentów do urzędów skarbowych, banków, sądu.

  • Organizacja i monitorowanie serwisu kopiarki i drukarek, (przygotowywanie wykazów brakujących tonerów oraz spisywanie ich zużycia), raportowanie o comiesięcznym zużyciu tonera i organizacja napraw.

  • Sprawdzanie poprawności faktur za określone usługi dla biura.

  • Wprowadzanie przelewów do bankowości elektronicznej (weryfikacja faktur i kontrahentów, uzyskanie akceptacji, weryfikacja realizacji płatności).

  • Koordynacja niszczenia i usuwania dokumentów.

  • Aktualizowanie listy klientów na lokalnej poczcie i recepcji budynkowej, stała współpraca pomiędzy recepcją budynkową a listonoszem.

  • Organizacja archiwum Spółki, rejestracja i digitalizacja dokumentów klientów Spółki, współpraca z księgowymi przy organizacji General File klientów (wersja papierowa i elektroniczna).

  • Inne prace zlecone przez Kierownika Biura.

Wymagania:

  • Doświadczenie na stanowisku biurowym,organizacyjnym lub pokrewne.

  • Wykształcenie wyższe.

  • Język angielski na poziomie B2.

  • Swobodna obsługa pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych.

  • Dobra organizacja pracy, wielozadaniowość.

  • Komunikatywność.

Oferujemy:

  • Umowę o pracę na zastępstwo (18 miesięcy, z możliwością przedłużenia)

  • Wynagrodzenie na poziomie 6000-7000 brutto

  • Pracę stacjonarną w biurze niedaleko galerii Westfield Mokotów

  • Pakiet opieki medycznej (Luxmed)