MŁODSZY SPECJALISTA W BIURZE GOSPODARKI MAJĄTKIEM

Zakres obowiązków:

• obsługa procesu realizacji faktur zakupowych wpływających do biura w terminie pozwalającym na ich terminową zapłatę: przeprowadzanie wstępnej kontroli formalnej i merytorycznej; wpisywanie kosztów wynikających z faktur do prowadzonych zestawień z podziałem na źródło finansowania i miejsce ich powstania; dla faktur związanych ze zużyciem mediów, podział kosztów na budynki oraz najemców zgodnie z zawartymi umowami najmu; wprowadzanie danych wynikających z faktury do prowadzonego rejestru zamówień publicznych; wprowadzanie danych wynikających z faktury do Zintegrowanego Systemu Informatycznego SIMPLE.ERP z podziałem na rodzaje kosztów i źródła finansowania; przekazywanie faktury do płatności zgodnie z ustalonym obiegiem dokumentów,        
• prowadzenie rejestru zamówień publicznych biura,
• prowadzenie rejestru zużycia mediów z podziałem na budynki (energia elektryczna - dystrybucja i sprzedaż, woda i ścieki, gaz, energia cieplna) zgodnie z fakturami zakupowymi oraz rejestru stanów liczników zgodnie z cyklicznie przekazywanymi przez kierowników obiektów danymi; bieżąca analiza zgodności danych,
• prowadzenie rejestrów umów opiniowanych przez i zawieranych z inicjatywy biura (dostawy, usługi, darowizny, najmy, dzierżawy, współpracy, sponsorskie),
• prowadzenie i bieżąca aktualizacja tabel podziału kosztów mediów na najemców zgodnie z zawartymi umowami najmu,
• obsługa procesu realizacji umów i zamówień zlecanych przez biuro zgodnie z Instrukcją udzielania zamówień publicznych,
• obsługa procesu realizacji umów najmu długoterminowego,
• obsługa procesu realizacji najmów krótkoterminowych, w tym: ofertowanie najmu powierzchni; sporządzanie kalkulacji potencjalnego najmu zgodnie z wewnętrznymi regulacjami; bieżąca korespondencja z potencjalnym najemcą, w tym negocjowanie warunków udostępnienia; poszukiwanie rozwiązań odpowiadających zapotrzebowaniu potencjalnego najemcy; dokonywanie wstępnej rezerwacji przedmiotu najmu we współpracy z Działem Planowania Dydaktyki; bieżące informowanie kierowników obiektów o planowanym najmie, konieczności modyfikacji wyposażenia przedmiotu najmu; prowadzenie dokumentacji najmu; bieżące przygotowywanie obciążeń za najem oraz prowadzenie ewidencji opłat,                             
• obsługa procesu udostępnień powierzchni dla organizacji studenckich, kół naukowych oraz jednostek uczelnianych,
• pomoc w przygotowywaniu pomieszczeń na konferencje, zjazdy i inne uroczystości organizowanie przez Uniwersytet,
• sporządzanie projektów umów, pism, zleceń, zamówień, zapytań ofertowych, protokołów, wniosków itp. wynikających z działalności biura,
• prowadzenie i bieżąca aktualizacja zestawień powierzchni wynajętych i wydzierżawionych na potrzeby podatku od nieruchomości,
• prowadzenie ewidencji oraz dokumentacji własnościowej gruntów, nieruchomości i budynków; sporządzanie zestawień dla potrzeb prawno-ewidencyjnych i bieżących,
• prowadzenie ewidencji gruntów, nieruchomości i budynków; sporządzanie zestawień dla potrzeb prawno- ewidencyjnych i bieżących; współpraca w zakresie kompletowania dokumentacji posiadanych przez Uniwersytet nieruchomości,
• opracowywanie założeń do projektów planów rzeczowo-finansowych oraz planów zamówień publicznych,
• opracowywanie danych do kalkulacji kosztów eksploatacyjnych poszczególnych obiektów (pomieszczeń),
• zlecanie bieżących napraw firmom zewnętrznym,
• prowadzenie spraw związanych ze szkodami,
• przygotowywanie analiz i zestawień na potrzeby kierownika biura i kierowników innych jednostek,
• przygotowywanie i redagowanie pism, projektów umów oraz prowadzenie archiwizacji dokumentacji, administrowanie wysyłanych maili oraz umieszczanie informacji na stronie internetowej.

 

Niezbędne wymagania:

• wykształcenie wyższe (preferowane z zakresu prawa, ekonomii, finansów lub administracji),
• umiejętność obsługi narzędzi pakietu MS Office,
• biegła znajomość języka polskiego w mowie i piśmie (w przypadku obcokrajowców),
• kompetencje komunikacyjne, kultura osobista i umiejętność współpracy z ludźmi,
• dobra organizacja pracy,
• umiejętność interpretacji przepisów i analitycznego myślenia.  

Wymagania dodatkowe:

• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
• podstawowa znajomość przepisów prawa ze szczególnym uwzględnieniem: kodeksu cywilnego, kodeksu handlowego, ustawy o finansach publicznych.  

 

Oferujemy:

Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy oraz możliwość rozwoju zawodowego.

Praca będzie wykonywana od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30-15:30.

Miesięczne wynagrodzenie zasadnicze brutto wynosi: 3400 zł.  

Planowane zatrudnienie: lipiec / sierpień 2021 r.   

 

Wymagane dokumenty:

• CV,
• list motywacyjny,
• skany odpisów/kopii dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie wymagane w procesie rekrutacji na dane stanowisko pracy.  

 

Pliki/skany dokumentównależyprzesłać pocztą elektroniczną na adres: rekrutacja_kadry@ue.katowice.pl (w tytule wiadomości należy wpisać: „Ogłoszenie nr 15/AGM/2021”). 

 

Termin przyjmowania zgłoszeń upływa w dniu: 02 lipca 2021 r.  

Po wstępnej weryfikacji złożonych ofert, w dniach od 05 do 08 lipca 2021 r., zostaną przeprowadzone rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi kandydatami.  

Rozstrzygnięcie i ogłoszenie wyników konkursu nastąpi do dnia: 16 lipca 2021 r.             

 

https://www.ue.katowice.pl/uczelnia/oferty-pracy/niebedacy-nauczycielami-akademickimi/aktualne.html

 

 

W przypadku podania danych osobowych w szerszym zakresie niż wynikający z art 22¹ § 1 Kodeksu pracy (tzn. w przypadku umieszczenia dodatkowych danych osobowych, poza tymi które są wymagane), kandydat powinien dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb realizacji procesu rekrutacji. W przypadku, gdy kandydat jest zainteresowany wzięciem udziału w kolejnych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez okres najbliższego roku przez Uniwersytet, powinien dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb realizacji przyszłych procesów rekrutacji, także danych osobowych poza tymi, które są wymagane. 1.Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, z siedzibą  przy ul. 1 Maja 50, 40 – 287 w Katowicach, zwany dalej: „administratorem”. 2. Z odpowiednią klauzulą informacyjną RODO[1] administratora można się zapoznać u administratora, na stronie internetowej administratora oraz w Biuletynie Informacji Publicznej administratora. ------------------------- [1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1, z późn. sprost.].